Assistant.e de Direction Salons F/H

SPL OCCITANIE EVENTS; Pérols; Hybride; EUR 26 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un.e Assistant.e de Direction pour renforcer son équipe dans l'organisation de salons. Vous serez responsable de la planification, de la coordination et de l'organisation des événements, tout en assurant un suivi rigoureux des tâches. Ce rôle vous permettra de travailler en étroite collaboration avec divers départements et d'interagir avec des partenaires clés. Si vous êtes organisé.e, créatif.ve et passionné.e par le secteur de l'événementiel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe motivée et contribuez à des projets passionnants dans un environnement stimulant.

Prestations

Participation aux résultats de l’entreprise

Titres Restaurant (11€)

Mutuelle familiale (84% prise en charge)

Télétravail possible (1 jour fixe/semaine + 10 jours occasionnels)

Evènements d’entreprise réguliers

Qualifications

• Expérience en tant qu'Assistant.e commercial.e souhaitée.
• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les imprévus.

Responsabilités

• Assurer le suivi des rétroplannings et organiser les réunions.
• Coordonner la mise en œuvre des événements avec divers services.
• Accueillir les conférenciers et assurer le bon déroulement des événements.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion de projet

Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Canva

Service client

Formation

Diplôme Bac +2/3

Outils

Sage

Description du poste

Afin de renforcer son équipe dans la Direction des évènements produits, et plus particulièrement dans l’organisation de la Foire Internationale et de la Foire de Printemps de Montpellier, la SPL Occitanie Events, basée à Pérols, recherche: UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION SALONS en CDI

Sous la responsabilité de la Directrice des évènements produits, vous serez en charge de:

MISSIONS D'ASSISTANAT :

• Mettre en place et assurer le suivi des différents rétroplannings des salons afin de vérifier le respect des échéances et donner les alertes utiles.
• Planifier et organiser les différentes réunions (réunions de coordination, brief, debrief…) et en assurer la rédaction des comptes rendus.
• Rédiger des conventions de partenariat et d'échange et saisir les dossiers dans le logiciel métier.
• Coordonner leur mise en œuvre en interface avec les services communication, exploitation et le commerce : transmettre les informations et s’assurer du bon fonctionnement.
• Rassembler les éléments statistiques et assurer l’interface avec l’organisme de certification.
• Être support à l'équipe commerciale sur des actions de relance ou de détection de prospect.
• Organiser l’agenda de la Directrice des évènements produits (prise de RDV)
• Organiser les déplacements professionnels en réservant les hôtels et billets (avion, train, etc…)
• Rassembler les éléments de notes de frais et transmettre au service comptabilité
• Saisie et suivi des bons de commande dans le logiciel Sage

MISSIONS LIÉES À L'ORGANISATION DES SALONS PRODUITS:

• Assurer la mise en place de l'espace exposant, en coordination avec le service communication.
• Assurer la mise en forme des books équipes, des guides techniques et des débriefings.
• Proposer et mettre en œuvre les axes d'amélioration et de simplification des process selon les directives de la hiérarchie.
• Proposer et rechercher du contenu, des animations, des conférences, des partenaires liés aux thématiques et aux événements.

MISSIONS LIÉES AU BON DÉROULEMENT DE L'ÉVÈNEMENT

• Accueil des conférenciers / personnalités/ animateurs.
• Contribuer au bon fonctionnement et déroulement de l'évènement en assurant une relation client avec les partenaires et animateurs jusqu’au terme de l’événement (accueil, suivi, debriefings).

NOTRE CANDIDAT.E IDÉAL.E

• Vous avez à minima un diplôme de niveau Bac +2/3 et une première expérience en tant qu’Assistant.e commercial.e
• Expérience et/ou appétence pour le secteur de l’événementiel
• Maîtrise des outils bureautique nécessaire (Word, Excel, Power Point, Outlook et Canva)
• Parfaite maitrise de la langue française écrite et parlée
• Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et méthodique, attentif.ve aux détails qui font la différence, doté.e d’un sens du service client et d’une résilience face aux imprévus, vous aimez travailler en équipe.
• Vous êtes créatif.ve et vous n’hésiterez pas à proposer vos idées innovantes

NOS AVANTAGES

Salaire entre 26 000 € et 28 600 € brut annuel sur 13 mois

CDI temps complet du lundi au vendredi - Statut ETAM

Participation aux résultats de l’entreprise et intéressement

Titres Restaurant (11€)

Mutuelle familiale (prise en charge à 84% par l’entreprise)

Télétravail possible (1 jour fixe/semaine + 10 jours occasionnels)

Evènements d’entreprise réguliers (séminaires, déjeuners, cause solidaire et/ou sportive…)

Poste basé à Pérols (34), à pourvoir début juin 2025.