Assistant.e de Direction RH H/F

TN France; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un assistant de direction pour soutenir le Directeur Général Adjoint et la Directrice du Capital Humain. Ce rôle clé implique la gestion des plannings, l'organisation d'événements et la communication interne. Vous serez au cœur de l'action, optimisant les activités du département et garantissant la fluidité des opérations. Si vous avez un sens aigu de l'organisation et une passion pour le soutien administratif, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à des projets significatifs dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Compétences en gestion de planning et organisation d'événements.
• Expérience en communication et gestion administrative.

Responsabilités

• Organiser les agendas et déplacements du Directeur Général Adjoint.
• Assurer la traçabilité des actions et gérer la facturation.
• Contribuer à la gestion de projets et dossiers thématiques.

Connaissances

Gestion de planning

Organisation d'événements

Communication

Gestion administrative

Suivi de facturation

Formation

Bac +2 en gestion ou administration

Expérience en secrétariat

Description du poste

L’ assistant de direction de la DCH & RSE a pour objectif d’assister le Directeur Général Adjoint et la Directrice du Capital Humain & RSE dans l’ensemble des tâches d’organisation, de secrétariat et de prise en charge de certains projets avec l’équipe de la DCH & RSE.

À ce titre, il/elle doit mettre toutes ses compétences et son savoir-faire au service de son département pour optimiser la gestion des activités. Les principales missions concernent la gestion de planning, l’accueil, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, la communication, le suivi et le traitement du courrier, ainsi que l’organisation et la coordination des informations internes et externes.

Ponctuellement, l’assistant(e) pourra intervenir pour réaliser également certaines de ces missions au nom du DGA.

Missions du poste

1. Organiser les agendas et les déplacements
   • Planification et gestion administrative et logistique des réunions : établissement de l’ordre du jour, collecte et préparation des éléments de support, en collaboration avec les moyens généraux (réservation des salles, mise à disposition des supports ou autres éléments nécessaires aux réunions). Assurer la rédaction des comptes rendus, et effectuer les rappels pour la réalisation des actions validées lors du CR.
   • Gestion complémentaire : sécurité, réservations transport/hôtels, recherche de fournisseurs ou prestataires locaux proposant des prestations.
   • Gestion d’agenda classique : prise de rendez-vous, réservation de transport et/ou d’hôtel.
   • Organisation d’événements pour la Direction (séminaires, etc.).
2. Assurer la traçabilité des actions
   • Trier le courrier de la DCH & RSE, le mettre en circuit de traitement.
   • Consolider le reporting des indicateurs en collaboration avec les différents périmètres de la DCH & RSE, et le diffuser à tous. Être force de proposition sur la forme et le fond.
   • Gérer l’information et la documentation partagée de la DCH & RSE.
   • Vérifier le respect des échéances et relancer si nécessaire.
3. Contribuer à la gestion de la facturation
   • Assurer le circuit de facturation : recueil des devis, demandes d’engagement, validation, envoi des bons de commande, pointage et rapprochements.
   • Suivi budgétaire en collaboration avec le contrôle de gestion et les managers.
   • Organisation des parcours d’intégration en lien avec RH et Formation.
4. Gérer des projets et dossiers thématiques
   • Soutien logistique à la Direction des Moyens Généraux et à la communication interne.
   • Consolidation d’informations et proposition de trames pour certains rapports.
   • Pilotage d’aspects de l’administration du personnel en lien avec RH, Paie, et Affaires Sociales.

Profil recherché : Compétences métiers, comportementales, expérience, et autres informations détaillées dans la description originale.