Assistant(e) de Direction RH (H/F)

TN France; Bourg-en-Bresse; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un professionnel pour assurer l'accueil et l'organisation administrative. Dans ce rôle, vous serez en charge de l'accueil physique des visiteurs, de la gestion des agendas, et de l'organisation de réunions. Ce poste exige une grande autonomie, un sens aigu de l'organisation, et la capacité à travailler en équipe. Vous aurez l'opportunité de contribuer à un environnement de travail collaboratif et de participer activement à la gestion administrative. Rejoignez une équipe pluridisciplinaire et faites une différence dans le secteur de la santé.

Qualifications

• Capacité à accueillir et orienter des personnes.
• Compétences en gestion des agendas et organisation des réunions.

Responsabilités

• Accueil et orientation des personnes au sein de l'établissement.
• Organisation des réunions et gestion des documents administratifs.

Connaissances

Accueil physique des personnes

Organisation de réunions

Gestion des agendas

Prise de notes

Utilisation des outils bureautiques

Autonomie

Sens de l'organisation

Travail en équipe

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse

Activités principales

• Accueil physique des personnes
• Organisation de réunions, de rencontres, d’entretiens
• Organisation des déplacements professionnels
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages téléphoniques
• Prise de notes, frappe et mise en forme de documents
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Participation à la gestion des instances, notamment du Comité Technique d’Etablissement : convocation, documents préparatoires, prises de note, rédaction du compte-rendu, …
• Constitution des dossiers préparatoires instruits par le DRH
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Suivi des dossiers courants
• Suivi des mouvements de grève : note d’information lorsqu’un préavis de grève est déposé, gestion des assignations en lien avec les agents de la DRH
• Suivi des conventions de mise à disposition, en lien avec les AAH et les agents du service Carrière et Rémunération
• Classement et archivage
• Remplacement ponctuel au secrétariat de la Direction des Soins

Profil recherché

Compétences attendues

• accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• élaborer, adapter le planning de travail et de rendez-vous
• identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• rédiger et mettre en forme des courriers, des notes, des documents et des rapports
• dextérité et précision dans la prise de note à l’occasion d’instances ou d’entretiens, si possible sous format informatique
• connaître l’organisation interne de l’établissement
• définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• gérer son travail de manière autonome
• avoir le sens de l’organisation et des priorités
• travailler en équipe pluridisciplinaire
• savoir rendre compte
• utiliser les outils bureautiques

Conditions de recrutement proposées

Horaires : 8h30 – 16h30 ou 9h30 – 17h30 (Participation à la permanence administrative)