Assistant(e) de Direction & Office Manager - CDI (H/F)

Edelman; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de communication intégrée de renom cherche un Assistant de Direction / Office Manager pour soutenir ses CEOs. Le candidat idéal aura une expérience significative dans un environnement international et une expertise dans la gestion rigoureuse des tâches administratives, tout en assurant un excellent relationnel avec les parties prenantes. L'agence propose un cadre dynamique et stimulant, idéal pour développer ses compétences.

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction dans un environnement international exigeant.
• Maîtrise de l’anglais courant (oral et écrit).
• Adoption rapide des outils basés sur l’IA.

Responsabilités

• Gestion d’agendas complexes et organisation de réunions.
• Supervision du traitement des notes de frais.
• Coordination d’événements internes et externes.

Connaissances

Organisation

Réactivité

Communication

Discrétion

Formation

Diplôme pertinent en gestion ou administration

Description du poste

Edelman est l’agence du Trust, une agence de communication intégrée qui conseille et accompagne ses clients en France et à l’international. Elle propose des stratégies data-driven et des dispositifs créatifs pour renforcer la confiance des parties prenantes.

Avec 6000 collaborateurs répartis dans plus de 60 bureaux à travers le monde, Edelman met le trust au service de la réputation, de la transformation et de la croissance des grandes marques, entreprises et organisations.

Depuis sa création en 1952, Edelman reste une entreprise familiale indépendante. Elle a été distinguée aux EMEA SABRE Awards 2024 comme « Agence de conseil EMEA de l'année » et aux PRWeek 2023 comme « Agence globale de l'année ».

Reportant aux CEOs, l’Assistant de Direction / Office Manager apporte un soutien administratif de haut niveau aux CEOs et, ponctuellement, aux Managing Directors. Il/elle utilise les nouveaux outils pour gérer l’ensemble des tâches d’assistanat de direction ainsi que la gestion globale des locaux, garantissant le bon fonctionnement des bureaux et le bien-être des salariés et visiteurs.

Les responsabilités incluent :

1. Gestion d’agendas complexes, organisation de réunions, rendez-vous, déjeuners/dîners.
2. Organisation des déplacements professionnels (réservations, road books).
3. Supervision du traitement des notes de frais et du suivi des évaluations annuelles.
4. Accueil des visiteurs, gestion des emails génériques et mise à jour des alias.

En outre, il/elle participera à :

1. Coordination logistique d’événements internes et externes (Trust, vœux, WOB, Citizen Day, séminaires).
2. Pilotage du programme Wellbeing dans le respect du budget.
3. Encadrement de l’Office Coordinator et supervision de l’alternant.
4. Suivi des actions RSE, sécurité des locaux et gestion des prestataires.
5. Gestion des espaces, des stocks, et des aménagements ponctuels.
6. Participation à l’onboarding des nouveaux collaborateurs et gestion des abonnements presse.

Profil recherché :

• Expérience en assistanat de direction dans un environnement international exigeant.
• Maîtrise de l’anglais courant (oral et écrit).
• Adoption rapide des outils basés sur l’IA et appétence pour l’amélioration des process.
• Gestion rigoureuse du budget selon les règles du groupe.
• Discrétion, professionnalisme, rigueur et ponctualité.
• Organisation, réactivité, souci du détail.
• Excellentes compétences en communication et sens du relationnel.
• Capacité à gérer les priorités et le stress.
• Autonomie et esprit d’initiative.