Assistant(e) de Direction & Office Manager - CDI (H/F)

DJE Holdings; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de communication internationale recherche un Assistant·e de Direction / Office Manager pour soutenir les CEO et les Managing Directors. Les missions incluent la gestion des agendas, l'organisation d'événements et l'encadrement d'une équipe. Une maîtrise de l'anglais et une expérience en milieu international sont requises, ainsi qu'une grande capacité d'organisation et une excellente communication.

Qualifications

• Expérience de l’assistanat de direction dans un environnement international exigeant.
• Maîtrise de l’anglais courant (oral et écrit).
• Gestion rigoureuse de budget dans le respect des règles du groupe.

Responsabilités

• Gestion d’agendas, organisation de réunions et déplacements professionnels.
• Coordination logistique d’événements internes et externes.
• Suivi des actions RSE, sécurité des locaux et gestion des prestataires.

Connaissances

Gestion d’agendas complexes

Organisation

Communication

Discrétion

Réactivité

Description du poste

Edelman est l’agence du Trust. Agence de communication intégrée, Edelman conseille et accompagne ses clients en France et à l’international en proposant des stratégies data-driven et des dispositifs créatifs qui créent et alimentent la confiance de leurs parties prenantes.

Avec 6000 collaborateurs répartis dans plus de 60 bureaux de par le monde, Edelman met le trust au service de la réputation, de la transformation et de la croissance des plus grandes marques, entreprises et organisations.

Edelman s’est distinguée aux EMEA SABRE Awards 2024 en devenant “Agence de conseil EMEA de l'année” mais aussi aux PRWeek 2023 en devenant "Agence globale de l'année".

Depuis sa création en 1952, Edelman est restée une entreprise familiale indépendante.

Reportant aux CEOs , l’Assistant·e de Direction / Office Manager apporte un soutien administratif de haut niveau aux CEOs et, ponctuellement, aux Managing Directors. En utilisant les nouveaux outils , il/elle intervient sur l’ensemble des tâches d’assistanat de direction ainsi que sur la gestion globale des locaux , garantissant le bon fonctionnement des bureaux et contribuant au bien-être des salariés et visiteurs .

Vos missions :

• Assistanat de Direction

Gestion d’agendas complexes, organisation de réunions, rendez-vous, déjeuners/dîners. Organisation des déplacements professionnels (réservations, road books). Supervision du traitement des notes de frais et du suivi des évaluations annuelles (E2). Accueil des visiteurs, gestion des emails génériques et mise à jour des alias.

• Événementiel & Projets Transverses

Coordination logistique d’événements internes et externes (Trust, vœux, WOB, Citizen Day, séminaires). Pilotage du programme Wellbeing dans le respect du budget.

• Office Management

Encadrement de l’Office Coordinator et supervision de l’alternant. Suivi des actions RSE, sécurité des locaux et gestion des prestataires. Garantie du bon état des espaces, gestion des stocks, aménagements ponctuels. Participation à l’onboarding des nouveaux collaborateurs et gestion des abonnements presse. Vous êtes la personne qu'il nous faut :

• Expérience de l’assistanat de direction dans un environnement international exigeant.
• Maîtrise de l’anglais courant (oral et écrit).
• Adoption rapide des outils basés sur l’IA et appétence pour l’amélioration des process.
• Gestion rigoureuse de budget dans le respect des règles du groupe.
• Discrétion, professionnalisme, rigueur et ponctualité.
• Organisation, réactivité, souci du détail.
• Excellente communication et sens du relationnel.
• Capacité à gérer les priorités et le stress.
• Autonomie et esprit d’initiative.