Assistant(e) de direction H/F [108658]

Hopital Européen Marseille; Marseille; On-site; EUR 25,000 - 38,000; Full time

Job summary

Hôpital Européen Marseille recherche un(e) secrétaire de direction orienté(e) organisation et confidentialité pour accompagner la direction au quotidien. Vous assurez l’accueil, la gestion des mails et courriers, et la préparation des réunions.

Diplômé(e) d’un bac+2 secrétariat/assistante de direction, vous justifiez idéalement d’une expérience médico-administrative et maîtrisez Pack Office et outils collaboratifs.

Qualifications

• Diplômé(e) d’un bac+2 secrétariat/assistants de direction.
• Expérience souhaitée en environnement médico-administratif ou hospitalier.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles, souci de la confidentialité.

Responsibilities

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs.
• Gérer courriers, mails et demandes courantes en respectant les délais.
• Organiser l’agenda de la direction et les déplacements.
• Préparer les dossiers et rédiger/mettre en forme les documents.
• Classement et archivage, diffusion des communications internes.
• Gestion du planning des salles de réunions et des visioconférences.
• Mettre à jour les plannings d’astreinte et signatures des documents juridiques.

Skills

Organisation efficace

Rédaction soignée

Sens de l'accueil et relationnel

Discrétion et confidentialité

Gestion des priorités

Education

Bac+2 secrétariat/assistante de direction

Tools

Pack Office

Intranet / outils collaboratifs

Job description

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurez un rôle clé dans son fonctionnement quotidien en garantissant un soutien administratif, organisationnel et relationnel de qualité en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Vous jouez un rôle clé en apportant un appui administratif, organisationnel et logistique auprès de la direction. Vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique, de la gestion des courriers, mails et demandes courantes, dans le respect de la confidentialité. Vous organiserez l’agenda de la direction, les prises de rendez-vous, les déplacements ainsi que la préparation des dossiers nécessaires aux réunions. Vous rédigerez et mettrez en forme les courriers, notes, comptes rendus, et documents administratifs. Vous assurerez également le classement et l’archivage de documents, la diffusion des communications internes, ainsi que la gestion du planning des salles de réunions, notamment celles du conseil d’administration (convocations, visio, gestion des repas..).

Vous contribuez à la mise à jour mensuelle des plannings d’astreinte de l’ensemble des spécialités, leur mise en ligne sur l’intranet, et la communication aux services concernés. En appui à la direction juridique, vous participerez à la préparation, la mise en forme, la relecture et la diffusion sécurisée de documents juridiques. Vous contribuerez au suivi des échéances contractuelles (renouvellements, obligations légales) et pourrez être sollicité(e) ponctuellement pour des missions de veille réglementaire ou documentaire.

Autres détails

Profil recherché

Vous êtes diplômé(e) d’une formation en secrétariat ou assistanat de direction (bac+2). Vous justifiez idéalement d’une expérience dans un environnement médico-administratif ou hospitalier. Une expérience en appui à une direction juridique serait un plus. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack office) et collaboratifs (agendas partagés, intranet..). Vous disposez d’excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques. Organisé(e) et méthodique, vous savez gérer les priorités, faire face aux imprévus et traiter les urgences avec efficacité.

Doté(e) d’un grand sens de la discrétion, vous respectez les exigences de confidentialité et d’éthique professionnelle. Votre sens de l’accueil, votre aisance relationnelle et votre diplomatie vous permettent d’interagir avec différents interlocuteurs avec professionnalisme. Motivé(e) à relever de nouveaux défis, vous êtes prêt(e) à rejoindre nos équipes et à contribuer activement à nos projets.

Description de l'établissement

Situé au cœur d’Euroméditerranée, l’Hôpital Européen est un Etablissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif (ESPIC) et exerce, de fait une mission de service public hospitalier. Chaque jour nous travaillons à faciliter l’accès des plus démunis aux soins hospitaliers en les accompagnant dans les démarches nécessaires à la reconnaissance de leurs droits et assurons des missions de prévention et de dépistage auprès du grand public.

Avec une capacité d’accueil de 610 lits, l'Hôpital Européen rassemble plus de 1300 salariés et 300 médecins libéraux. Notre établissement s'appuie sur un projet médical ambitieux hérité des prestigieux Hôpitaux Ambroise Paré et Paul Desbief, et offre une infrastructure moderne et complète.

6 Rue Désirée Clary, 13003 Marseille, France