Assistant(e) de Direction H/F

emeis; Suresnes; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'hébergement pour personnes âgées recherche un(e) assistant(e) de Direction pour gérer l'accueil, les dossiers administratifs et participer aux activités courantes. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et faire preuve de rigueur. Une prime de 13ème mois et une formation continue sont offertes.

Prestations

Prime de 13ème mois

Prime d'intéressement

Titres Restaurant

Accès à la formation

Gestion de carrière individualisée

Qualifications

• Expérience en gestion administrative souhaitée.
• Capacité à évaluer l'urgence d'une demande.
• Force de proposition et disponibilité sont essentielles.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des résidents.
• Maintenir les dossiers administratifs salariés à jour.
• Participer à la démarche qualité et au suivi des dossiers résidents.

Connaissances

Gestion administrative

Maîtrise orale et écrite de la langue française

Rigueur

Autonomie

Sens de l'organisation

Sens du relationnel et du travail en équipe

Outils

Word

Excel

Outlook

Powerpoint

Description du poste

Situé à quelques encablures du Mont Valérien et jouissant d'une vue panoramique inégalable sur tout Paris, l'EHPAD "les Vignes de Suresnes" peut accueillir jusqu'à 96 personnes âgées autonomes, semi-autonomes ou dépendantes, en courts et longs séjours.

L'établissement dispose notamment :

• d'une Unité de Soins Adaptés de 16 lits pour la prise en charge des personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer ou troubles apparentés,
• d'une Unité de Vie de 14 lits dédiée pour l'accueil des résidents en situation de handicap physique important.

L'établissement est accessible en transports en commun à moins de 5 minutes à pied et dispose d'un parking sécurisé gratuit pour les personnes véhiculées.

L'assistant(e) de Direction participe à l'accomplissement des tâches administratives, notamment la gestion administrative du personnel.

Sous la responsabilité du Directeur d’Exploitation, vous aurez pour missions principales :

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des résidents, des familles et des visiteurs, ainsi que des salariés
• Maintenir à jour les dossiers administratifs salariés et assurer leur classement
• Suivre au quotidien les activités suivantes : animation, commercial, projet d’établissement, mise en œuvre des procédures…
• Gérer l’administration du personnel (DUE, absences, attestations diverses, remontées des éléments de paye, formations…)
• Participer à la gestion des plannings (astreinte téléphonique "rémunérée" 1 semaine/mois )
• Assurer les affaires courantes et le suivi des dossiers en l’absence du Directeur
• Mettre à jour les différents tableaux de bord
• Veiller au confort et à la sécurité des résidents, superviser la gestion administrative des dossiers résidents
• Participer à la démarche qualité.

Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

Compétences requises :

• Gestion administrative
• Maitrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Rigueur
• Autonomie
• Sens de l’organisation
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Force de proposition
• Disponibilité
• Qualité de réserve

Ce que nous offrons :

• Prime dite de 13ème mois conventionnelle
• Prime d'intéressement
• Primes de cooptation
• Titres Restaurant ou restaurant sur place à tarif préférentiel
• Participation à la gestion des astreintes administratives
• Accès facilité à la formation
• Gestion de carrière individualisée et accompagnement à la mobilité (géographique et professionnelle)

Contraintes / Spécificités :

Travail 2 week-ends par mois et travail possible les jours fériés selon un roulement défini.