Assistant(e) de direction H/F

Médiateur des entreprises

Paris

Hybrid

EUR 26,000 - 34,000

Full time

14 days+

A complete application in a minute

Tailored resume and cover letter, ready to send.

Get past ATS filters

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Job summary

Le Médiateur des entreprises recherche un(e) assistant(e) expérimenté(e) pour assurer le secrétariat et l’appui administratif du Médiateur, du directeur général et de la directrice générale adjointe. Vous veillez à la permanence de l’accueil et à la préparation des dossiers, en lien avec les interlocuteurs internes et externes.

Vos missions principales incluent la gestion des agendas, l’organisation des déplacements, le filtrage des appels et la coordination des réunions et des groupes de

Qualifications

Expérience ou formation en secrétariat et gestion administrative.
Compétences en organisation et suivi des dossiers.
Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.

Responsibilities

Assurer le secrétariat du Médiateur et des cadres dirigeants.
Gérer les agendas, planifier les rendez-vous et les réunions.
Traiter le courrier et les demandes venue des interlocuteurs.
Organiser les déplacements et préparer les ordres de mission.
Constituer les dossiers et soutenir la préparation des rendez-vous.

Skills

Organisation

Rigueur

Réactivité

Travailler en équipe

Education

Bac+2 ou équivalent

Tools

SILOG

Suite bureautique

Job description

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

Placé(e) auprès du ministre de l’Economie, des Finances, et de la Souveraineté industrielle, énergétique et numérique, le Médiateur des entreprises vient en aide aux acteurs économiques privés et publics afin de faciliter la résolution amiable de leurs différends. Dans le cadre de sa mission de service public, ses interventions sont gratuites. En 2025 le Médiateur des entreprises a reçu près de 4000 demandes, dont plus de 1 800 sollicitations, sur l’ensemble de son champ d’intervention: litiges interentreprises et commande publique. Aucune entreprise n’est laissée sans réponse.

Le Médiateur des entreprises mène également des actions visant à améliorer les pratiques des acteurs économiques (ex. charte et label Relations fournisseurs et achats responsables, référencement des cabinets conseil en innovation).

Le Médiateur des entreprises est régulièrement mandaté pour accompagner les secteurs et filières économiques en situation de tension ou pour co-construire des pratiques collaboratives:

Mise en place de comités de crise (comité sur les approvisionnements et les conditions de paiement, comité de crise BTP, comité sur l’énergie);

Réalisation de médiations de filière notamment dans le secteur de la défense, du nucléaire, du ferroviaire, du BTP, de la communication… ;

Descriptif de l'employeur (suite)

Pour mener à bien ses missions, le Médiateur des entreprises dispose d’une équipe pluridisciplinaire permettant le traitement des médiations et la participation à l’amélioration des pratiques entre acteurs économiques: une équipe centrale de 25 agents et un réseau de 100médiateurs nationaux et régionaux délégués présents sur l’ensemble du territoire.

L’équipe centrale est organisée en cinq pôles : le pôle « Acheteurs, chartes et labels », le pôle « Innovation », le pôle « Accompagnement des filières », le pôle « Communication et presse » et le pôle « Juridique ».

Description du poste

Le/la titulaire du poste est responsable du secrétariat du Médiateur des entreprises, du directeur général et de la directrice générale adjointe. A ce titre, il/elle apporte un appui et une aide continus au Médiateur, au directeur général et à la directrice générale adjointe dans la tenue de leurs agendas et la préparation de leurs dossiers. Il/elle veille également à assurer une permanence dans l'accueil des sollicitations reçues (appels téléphoniques, mails, réception et traitement du courrier). L’assistant(e) traite ces demandes avec réactivité et disponibilité.

Missions principales :

- secrétariat particulier du Médiateur des entreprises, du directeur général (DG) et de la directrice générale adjointe (DGA);

- gestion des agendas, organisation des rendez-vous et réunions;

- gestion du courrier arrivée et départ, archivage numérique sur le réseau ;

- organisation des déplacements du Médiateur des entreprises, du DG et de la DGA, préparation des ordres de mission et du remboursement des états de frais;

- gestion des frais de représentation du Médiateur des entreprises et du DG;

- réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques, accueil des visiteurs ;

- constitution des dossiers et soutien à la préparation des rendez-vous du Médiateur des entreprises, du directeur général et de la directrice générale adjointe ;

- organisation des réunions de service et des groupes de travail internes à la médiation des entreprises ;

- contribution à la préparation du séminaire semestriel des médiateurs nationaux et régionaux délégués ;

- gestion et suivi des demandes d’abonnements presse de l’équipe centrale et d'achat d'ouvrages, relations avec le Pôle Documentation ministériel ;

- soutien à l’organisation logistique de la structure;

- commande des fournitures de bureau en lien avec les autres assistantes.

- en l'absence de l'assistante en charge, organisation des réunions des comités de crise animés par le Médiateur des entreprises (comité de crise sur les approvisionnements et les conditions de paiement, comité de crise BTP, comité de crise sur l’énergie) et des réunions plénières dans le cadre des missions de filières confiées au Médiateur (ex. mission grande distribution) ;

Le/la titulaire du poste participe, comme tous les membres de l’équipe centrale, à la réunion de service hebdomadaire. Il/elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistantes de la Médiation et leur apporte son appui en tant que de besoin.

Dans le cadre de ses missions il/elle est en contact avec une grande variété d’interlocuteurs, au sein du ministère comme à l’extérieur (organisations professionnelles, entreprises, etc.).

Le/la titulaire du poste participe à l’amélioration continue des process d’organisation internes et externes.

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) expérimenté(e), s’intéressant à l’action publique en matière économique et ayant une bonne capacité d’interaction avec des interlocuteurs de haut niveau. Qualités attendues : motivation, rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités, goût pour les contacts avec les acteurs économiques (entreprises et acteurs publics), esprit d'équipe. La maîtrise des outils bureautiques, des outils de visioconférence et des applications métier (SILOG) est nécessaire.

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Compétences candidat

Compétences