Assistant(e) de direction (H/F)

Préfecture du Nord; Lille; On-site; EUR 28,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant administratif sur place

Forfait mobilité durable

Remboursement transport 75%

Transports en commun à proximité

Job summary

La Préfecture du Nord à Lille recherche un(e) agent administratif polyvalent(e) pour assurer le secrétariat de la direction. Vous gérerez l'emploi du temps du directeur, accueiller et assurerez la diffusion des informations internes.

Le poste implique l’assistance administrative, la gestion des dossiers du personnel et la coordination des services, dans un cadre réglementaire et des procédures rigoureuses. Des missions liées à la diffusion de documents et au suivi des formations peuvent être

Qualifications

• Connaissances techniques: compétences en informatique.
• Bureautique: niveau maîtrise requis.
• Connaître l'environnement professionnel: niveau pratique à acquérir.

Responsibilities

• Gérer l'emploi du temps du directeur et coordonner les réunions.
• Assurer l’accueil téléphonique et diffuser les informations.
• Actualiser l’agenda et préparer les dossiers.
• Suivre les dossiers de gestion du personnel et accueil des stagiaires.
• Gérer l'annuaire téléphonique et les crédits de fonctionnement.
• Organiser les déplacements et CHORUS.

Skills

Informatique

Bureautique

Environnement professionnel

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

• Gérer l'emploi du temps du directeur: déterminer les dates, prendre les contacts nécessaires en interne comme en externe, prendre l'initiative d'associer les chefs de bureau concernés, réserver les salles de réunions, réserver les véhicules
• Assurer l’accueil téléphonique
• Diffuser les informations arrivant sur les boîtes fonctionnelles (secrétariat, collectivités) au(x) bon(s) destinataire(s) (circulaires ministérielles, informations internes, notes de service)
• Diffuser la documentation interne (juridique) à la direction et assurer sa mise à jour
• Actualiser l’agenda coordonné prefet-SG-SGA en lien avec la DCPI et anticiper les demandes et les échéances en vue des rendez-vous SG et préfet, centraliser les éléments nécessaires à la constitution des dossiers, préparer les dossiers
• Suivre les dossiers de gestion du personnel de la direction: accueil des nouveaux arrivants, congés (Casper) , campagnes d’évaluation, d’avancement, mutation, absences diverses, carrière, formation, en liaison avec le service du personnel dans le respect des calendriers imposés
• Organiser l'accueil des stagiaires à la DRCT (en liaison avec les services de formation, l'IRA, le cas échéant, gestion des badges, du matériel informatique, archiver les dossiers de stage)
• Gérer et mettre à jour l'annuaire téléphonique de la direction (référent «fiche agent» intranet) , l’organigramme
• Gérer les crédits de fonctionnement de la direction et les commandes de fournitures, consommables informatiques, papier
• Gérer les déplacements (CHORUS DT) : ordres de mission, réservations billets de train, frais de déplacements…

Votre environnement professionnel:

Activités du service:

La DRCT a en charge le contrôle de légalité des actes des collectivités dans les domaines de la fonction publique territoriale, de la commande publique, de l'urbanisme et du fonctionnement des institutions. Elle exerce également le contrôle budgétaire. La direction a aussi une mission de conseil auprès des collectivités.

Composition et effectifs du service:

La direction est composée de 4 bureaux. 46 agents la composent.

Liaisons hiérarchiques:

Le directeur, le directeur adjoint

Liaisons fonctionnelles:

Chefs de bureau, sous-préfectures, directions départementales interministérielles, collectivités

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Poste bureautique

Confidentialité, rigueur, réactivité, disponibilité

Les avantages:

• Restaurant administratif sur place
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
• Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
• Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
• Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
• Participation à la complémentaire santé
• Accès à un large de choix de formations
• Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Profil recherché

Connaissances techniques:

• avoir des compétences en informatique
• bureautique: Niveau maîtrise requis
• connaître l'environnement professionnel: Niveau pratique à acquérir

Savoir-faire:

• savoir rédiger: Niveau pratique requis
• savoir s'organiser: Niveau maîtrise requis
• savoir travailler en équipe: Niveau maîtrise requis

Savoir être:

• avoir le sens des relations humaines: Niveau pratique requis
• savoir communiquer: Niveau pratique à acquérir
• savoir accueillir: Niveau pratique requis

Présentation de Préfecture du Nord

Préfecture du Nord