Assistant(e) de direction H/F

UGECAM BOURGOGNE FRANCHE-COMTE; Fontaine-lès-Dijon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de soins en France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer divers aspects administratifs tels que la facturation et le suivi des résidents. Le candidat idéal doit être proactif, capable de travailler en équipe et maîtriser les outils informatiques. Ce rôle implique une interaction fréquente avec les familles et la Direction pour garantir un service optimal.

Qualifications

• Être disponible et rendre compte à sa hiérarchie.
• Faire preuve d'initiative et être force de proposition.
• Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques.

Responsabilités

• Répondre aux demandes et sollicitations des familles.
• Suivre l'agenda de la Direction et prendre des rendez-vous.
• Établir la facturation des frais de séjour.

Connaissances

Disponibilité

Initiative

Travail en équipe

Connaissance des règles de facturation en EHPAD

Maîtrise des outils informatiques

Respect des règles de confidentialité

Communication

Outils

Netsoins

Description du poste

Description du poste

Tâches administratives

• Répondre aux demandes et sollicitations des familles
• Suivre l'agenda de la Direction avec prise de rendez-vous et envoi des invitations
• Mettre à jour mes registres «entrées et sorties»
• Rédiger les notes de service, les ordres du jour des réunions et les comptes rendus
• Mettre à jour le tableau de suivi des réclamations
• Planifier les réunions annuelles du CODIR
• Planifier les réunions annuelles du COPIL Qualité et du Conseil de la Vie Sociale
• Réserver les salles et effectuer les convocations pour le COPIL Qualité et le Conseil de la Vie Sociale
• Effectuer le classement et l'archivage des différents documents administratifs
• Etablir les habilitations via-trajectoire
• Suivre les dossiers sur via-trajectoire
• Suivre le nombre de résidents pour anticiper les futures entrées
• Préparer les dossiers éventuels pour les futures admissions pour le CODIR
• Organiser les pré-admissions
• Remettre les dossiers d'entrée - à constituer en amont
• Informer les équipes
• Saisir les éléments sur Netfactu
• Saisir les éléments relatifs aux dépenses de sécurité sociale rattachées au budget soins
• Etablir la facturation des frais de séjour (Payant, Aide sociale, APA hors département)
• Effectuer les courriers aux notaires pour les décès
• Effectuer la révision annuelle du GIR
• Mettre à jour les tarifs selon le nouvel arrêté tarifaire
• Effectuer le suivi comptable
• Renseigner le tableau d'activité pour le contrôle de gestion
• Suivre les impayés et faire les relances
• Etablir les attestations fiscales annuelles
• Effectuer les états de régie mensuels
• Compter la caisse chaque fin de mois
• Suivre l'argent de poche pour les résidents

PAP Contrôle de gestion - Commissaires aux comptes

• Fournir les fichiers résidents et les fichiers de facturation
• Déposer les éléments justificatifs
• Contrôler un autre établissement

Profil recherché

Vos compétences

• Faire preuve de disponibilité et rendre compte à sa hiérarchie
• Faire preuve d'initiative et être force de proposition
• Savoir travailler en équipe
• Connaître les règles de facturation en EHPAD
• Connaître et maîtriser les outils informatiques et bureautiques
• Connaître et appliquer les règles de classement et de l'archivage
• Connaître et respecter les règles de confidentialité liées à son activité
• Evaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances
• Etre un bon communiquant: transmettre et coordonner les informations

La connaissance et maîtrise du logiciel Netsoins serait un plus.