ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

Handicap; Créteil; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

L'Institut Médico-Educatif de Créteil recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer les tâches courantes de gestion. Vous serez rattaché(e) au Directeur de l'IME et participerez à l'accueil, au secrétariat, à la rédaction de courriers et rapports, ainsi qu'au suivi des dossiers du personnel et à la gestion des relations avec les prestataires.

En lien avec la RRH et le GIE Alliance Gestion, vous contribuerez également à la tenue des comptes, à l'organisation d'événements et au suivi

Qualifications

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique; prise de messages
• Secrétariat de la Direction
• Tri et dispatching du courrier
• Rédaction de courriers et comptes-rendus
• Rédaction des contrats de travail et entrées/sorties du personnel (RRH / HR4You)
• Suivi et classement des dossiers
• Gestion des repas, matériel et fournitures
• Mise à jour des tableaux de suivi
• Tenue de la caisse et imputation des factures (avec la comptable)
• Gestion des congés et frais professionnels des salariés (avec la cheffe de service)
• Relation avec les prestataires externes
• Organisation/coordination d'événements

Job description

L'Institut Médico-Educatif accueille en journée 30 jeunes âgés de 4 à 14 ans, présentant des troubles du spectre de l'autisme et pris en charge par une équipe pluridisciplinaire. L'IME gère également une UEEA TSA implantée dans une école de la Ville.

Rattaché-e au Directeur de l'IME, vous l'assisterez dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.

Vos missions seront variées. Il s'agira notamment de :

• Accueil physique et téléphonique / Prise de messages
• Assurer le secrétariat de Direction
• Tri, enregistrement et dispatching du courrier
• Rédaction de courriers, rapports, prise de note, compte-rendu de réunion
• Rédaction des contrats de travail, préparation des entrées et sorties des salariés en lien avec la RRH et le GIE Alliance Gestion (HR4You)
• Suivi / organisation et classement de dossiers
• Commande et gestion des repas, du matériel, des fournitures et assurer leur réception
• Tenue et mise à jour des tableaux de suivi
• En collaboration avec la comptable, tenue de la Caisse, imputation des factures
• En collaboration avec la Cheffe de service, gestion des congés, des éléments variables, des frais professionnels des salariés, du matériel
• Gestion des relations avec les prestataires externes (maintenances techniques, sociétés de travaux)
• Organisation/coordination d'événements (portes ouvertes, réunion de familles, fête de fin d'année)