Assistant(e) de Direction GNL

TOTAL Deutschland GmbH; Courbevoie; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un(e) Assistant(e) de direction talentueux(se) pour rejoindre son équipe dynamique. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion de l'agenda complexe du Directeur, de l'organisation des réunions et de la gestion des voyages. Vous jouerez un rôle essentiel dans l'intégration des nouveaux collaborateurs et la gestion des documents confidentiels. Si vous êtes organisé(e), diplomate et avez une bonne capacité d'analyse, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une entreprise qui valorise l'innovation et l'efficacité dans un environnement de travail stimulant.

Qualifications

• Plus de 3 années d'expérience dans un rôle similaire.
• Anglais professionnel requis, compétences organisationnelles essentielles.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du Directeur, organiser des réunions et des événements.
• Assurer la gestion des voyages, des notes de frais et des documents confidentiels.

Connaissances

Gestion budgétaire

Compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Gestion événementielle

Communication écrite

Aisance relationnelle

Diplomatie

Capacité d’analyse

Discrétion

Formation

Bac +2/3 en Assistanat de Direction

Gestion PME

Outils

SAP

SharePoint

Description du poste

Bienvenue à la Business Unit Gaz Naturel Liquéfié (GNL) au sein de la Branche GasRenewablesand Power (GRP) de TotalEnergies !

Ici nous croyons que le Gaz Naturel Liquéfié est une énergie de transition, une énergie d’avenir.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction. C'est peut-être vous ?

Voici les missions qui vous seront confiées:

1. Gestion et optimisation de l'agenda complexe du Directeur : Vous serez le maître de l'organisation en planifiant et en orchestrant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels avec une précision inégalée.
2. Organisation des réunions hebdomadaires/mensuelles/CODIR : Vous jouerez un rôle clé en identifiant les créneaux, en réservant les salles et en envoyant les invitations. Vous préparerez les documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports, et vous assurerez la prise de notes et l'organisation des documents de restitution.
3. Gestion de l’information : Vous serez le gardien des documents et des dossiers confidentiels, en assurant leur organisation, leur classement et leur archivage appropriés. Vous effectuerez un tri régulier et un archivage dans des SharePoint.
4. Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires : Vous serez responsable de la création et de la suppression des badges d’identité, de la prolongation des badges et de la gestion des différents comptes des collaborateurs et des accès. Vous accompagnerez et intégrerez les nouveaux arrivants (« Onboarding »), en coordonnant avec les interfaces IT pour la création de comptes informatiques et la demande de matériels et logiciels. Vous gérerez les listes de distribution et les accès aux dossiers partagés, et vous assisterez l'IT lors des départs en assurant la restitution des postes et la suppression des accès.
5. Gestion des voyages et des notes de frais : Vous organiserez des déplacements complexes, demanderez des visas et en assurerez le suivi. Vous gérerez les notes de frais spécifiques et leur validation en cas de délégation.
6. Organisation d’événements, BU ou Compagnie : Vous recueillerez et analyserez les besoins, rechercherez les lieux et réceptionnerez les devis. Vous suivrez le budget et contrôlerez les dépenses, assurerez le suivi logistique en amont et sur place, et suivrez la satisfaction post-évènement.
7. Comptabilité : Vous réceptionnerez les demandes et devis, créerez des « Purchase Order » sur l’outil SAP, enverrez les bons de commande, suivrez les demandes, réceptionnerez les commandes et créerez les fournisseurs.

Profil recherché :

Bac +2/3 en Assistanat de Direction, Gestion PME ou domaine similaire.

Expérience : Plus de 3 années d'expérience.

Compétences linguistiques : Anglais professionnel (écrit, lu et parlé).

Compétences techniques :

• Gestion budgétaire
• Excellentes compétences organisationnelles
• Gestion des priorités
• Gestion événementielle

Compétences interpersonnelles :

• Bonne communication écrite et orale
• Grande aisance relationnelle
• Diplomatie et capacité d’adaptation
• Bonne capacité d’analyse, de synthèse et d’écoute
• Discrétion