Assistant(e) de Direction GNL

TotalEnergies; Courbevoie; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une entreprise innovante dans le secteur énergétique en tant qu'Assistant(e) de direction. Vous serez le pilier de l'organisation, en gérant l'agenda du Directeur, en orchestrant des réunions et en facilitant l'intégration des nouveaux arrivants. Cette position exige d'excellentes compétences organisationnelles et une maîtrise de l'anglais. Vous aurez l'opportunité de contribuer à des projets passionnants tout en évoluant dans un environnement dynamique et diversifié. Si vous êtes passionné(e) par le travail d'équipe et la gestion, cette offre est faite pour vous.

Qualifications

• Plus de 3 années d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction.
• Compétences en gestion budgétaire et organisation d'événements.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda complexe du Directeur et organisation des réunions.
• Gestion des voyages, des notes de frais et des arrivées des nouveaux collaborateurs.

Connaissances

Gestion budgétaire

Compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Gestion événementielle

Anglais professionnel

Bonne communication écrite et orale

Capacité d’adaptation

Formation

Bac +2/3 en Assistanat de Direction

Gestion PME

Outils

SAP

SharePoint

Description du poste

Contexte et environnement

Bienvenue à la Business Unit Gaz Naturel Liquéfié (GNL) au sein de la Branche Gas Renewables and Power (GRP) de TotalEnergies !

Ici nous croyons que le Gaz Naturel Liquéfié est une énergie de transition, une énergie d’avenir.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction . C'est peut-être vous ?

Activités

Voici les missions qui vous seront confiées:

Gestion et optimisation de l'agenda complexe du Directeur :

Vous serez le maître de l'organisation en planifiant et en orchestrant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels avec une précision inégalée.

Organisation des réunions hebdomadaires/mensuelles/CODIR :

Vous jouerez un rôle clé en identifiant les créneaux, en réservant les salles et en envoyant les invitations. Vous préparerez les documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports, et vous assurerez la prise de notes et l'organisation des documents de restitution.

Gestion de l’information :

Vous serez le gardien des documents et des dossiers confidentiels, en assurant leur organisation, leur classement et leur archivage appropriés. Vous effectuerez un tri régulier et un archivage dans des SharePoint.

Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires :

Vous serez responsable de la création et de la suppression des badges d’identité, de la prolongation des badges et de la gestion des différents comptes des collaborateurs et des accès. Vous accompagnerez et intégrerez les nouveaux arrivants (« Onboarding »), en coordonnant avec les interfaces IT pour la création de comptes informatiques et la demande de matériels et logiciels. Vous gérerez les listes de distribution et les accès aux dossiers partagés, et vous assisterez l'IT lors des départs en assurant la restitution des postes et la suppression des accès.

Gestion des voyages et des notes de frais :

Vous organiserez des déplacements complexes, demanderez des visas et en assurerez le suivi. Vous gérerez les notes de frais spécifiques et leur validation en cas de délégation.

Office Management :

Vous serez en charge de la commande de fournitures, du signalement des problèmes de maintenance et de la participation au roulement de courrier.

Organisation d’événements, BU ou Compagnie :

Vous recueillerez et analyserez les besoins, rechercherez les lieux et réceptionnerez les devis. Vous suivrez le budget et contrôlerez les dépenses, assurerez le suivi logistique en amont et sur place, et suivrez la satisfaction post-évènement.

Comptabilité :

Vous réceptionnerez les demandes et devis, créerez des « Purchase Order » sur l’outil SAP, enverrez les bons de commande, suivrez les demandes, réceptionnerez les commandes et créerez les fournisseurs.

Profil du candidat

• > Formation :
  
  
  

Bac +2/3 en Assistanat de Direction, Gestion PME ou domaine similaire

• > Expérience :
  
  
  

Plus de 3 années d'expérience

• > Compétences linguistiques :
  
  
  

Anglais professionnel (écrit, lu et parlé)

• > Compétences techniques :
  
  
  

Gestion budgétaire

Excellentes compétences organisationnelles

Gestion des priorités

Gestion événementielle

• > Compétences interpersonnelles :
  
  
  

Bonne communication écrite et orale

Grande aisance relationnelle

Diplomatie et capacité d’adaptation

Bonne capacité d’analyse, de synthèse et d’écoute

Discrétion

Informations supplémentaires

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.