Assistant(e) de Direction Générale & Gestion de projets - Schwarzkopf Professional (H/F/X)

Henkel AG & Co. KGaA; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise multinationale recherche un(e) assistant(e) pour soutenir la Direction Générale. Vous serez responsable de la gestion administrative, de la coordination des réunions et de l'organisation d'événements. Diplôme en gestion ou expérience équivalente souhaitée. Une excellente communication et des compétences en gestion de projets seront essentielles.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et logistique.
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des activités.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

Responsabilités

• Assurer la coordination des activités internes et externes.
• Gérer l'agenda de la Direction Générale et préparer les réunions.
• Organiser des événements et gérer les déplacements.

Connaissances

Coordination

Gestion administrative

Excellente communication

Suivi de projets

Outils

Microsoft Office

SharePoint

Description du poste

A propos de ce poste Chez Henkel, tu peux te développer en t'appuyant sur un héritage solide et des performances de leader dans les activités industrielles et grand public, afin de repenser et d'améliorer la vie quotidienne de nos clients. Si tu adores remettre en question le statu quo, rejoins notre communauté mondiale de plus de 47.000 pionniers. Chez Henkel Consumer Brands, nos équipes font évoluer nos catégories passionnantes Laundry & Home Care et Hair en permanence. En travaillant au service de nos marques réputées, dont Le Chat et Schwarzkopf, avec nos technologies de pointe et nos solutions inédites, tu auras d'innombrables occasions d'explorer de nouvelles voies et de développer tes compétences. Développe ta carrière dans nos activités pleines d'avenir, en immersion dans notre culture prônant diversité et dynamisme ; trouve un environnement de travail où tu as tout simplement ta place, dans lequel tu contribueras à une croissance plus durable.

Ce que vous ferez

Rattaché(e) à la Directrice Générale Schwarzkopf Professional, vous êtes un véritable appui stratégique et opérationnel. Vous assurez la coordination des activités internes et externes, la gestion administrative et logistique, et le suivi de projets transverses. Vous êtes également l’interface entre la Direction et le Comité Opérationnel, garantissant la fluidité des échanges. Vos principales missions sont les suivantes :

Support administratif et reporting

• Rédaction et diffusion de courriers, notes, procédures internes
• Suivi des temps de travail, congés, organigrammes, annuaires
• Gestion des boîtes génériques, mailing groups, SharePoint
• Coordination de l’onboarding des nouveaux entrants
• Suivi des coûts liés aux réunions et reporting interne
• Appui à la communication écrite externe et conformité (e-learning, missions APEX)

Gestion de l’agenda et des réunions

• Planification proactive de l’agenda de la Direction Générale
• Préparation et suivi des réunions hebdomadaires (Management Meeting, Comité Opérationnel)
• Réservation des salles de réunion à l’année

Achats et gestion fournisseurs

• Création et suivi des commandes (prestataires internes/externes)
• Suivi des factures, paiements, réclamations
• Gestion des délégations d’achat et création fournisseurs

Organisation d’événements et déplacements

• Coordination logistique des conventions, séminaires, formations, réunions régionales
• Organisation des déplacements Direction Générale (nationaux/internationaux)
• Suivi des procédures de sécurité (Secure Travel)

Projets transversaux et amélioration continue

• Participation à des projets internes transversaux (RGPD, outils digitaux, procédures)
• Mise en place de nouveaux projets

Support logistique et services internes

• Gestion des cartes de visite, fournitures, repas d’équipe
• Appui à l’intégration des nouveaux entrants itinérants
• Formation aux outils internes (Concur, règles SHE)