Assistant(e) de direction F/H

VINCI Holding; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fondation au sein de VINCI Holding recherche un soutien administratif pour gérer diverses tâches liées aux projets associatifs. Le poste est situé à Paris et exige une capacité à travailler efficacement en équipe ainsi qu'une maîtrise des outils informatiques. Un environnement inclusif et dynamique attend le candidat, promouvant la diversité au sein du groupe.

Qualifications

• Rigueur, organisé(e), adaptable.
• Gestion d'informations sensibles avec discrétion.
• Capacité à jongler avec différentes tâches et priorités.

Responsabilités

• Suivi administratif et logistique des réunions et activités.
• Gestion de la comptabilité et suivi budget.
• Interface avec les services internes et gestion des déplacements.

Connaissances

Capacité à travailler en équipe

Organisation

Discrétion

Polyvalence

Outils

Pack Office

Description du poste

Créée en 2002, la Fondation VINCI pour la Cité soutient des projets associatifs qui apportent des solutions enfaveur de l’insertion sociale et professionnelle des personnes les plus démunies. Elle encourage les initiativesau plus près des territoires d’intervention des entreprises VINCI et illustre la volonté du Groupe d’être unpartenaire durable des citoyens et des communautés pour lesquels il conçoit, bâtit et gère de nombreuxouvrages et infrastructures. La Fondation VINCI apporte systématiquement un double soutien : une aidefinancière et l’engagement des salariés du groupe VINCI

Relations avec les Administrateurs

• Appels de fonds : Préparation des appels de fonds - Édition des cerfa / avoirs fiscaux (fiscalité)
• Suivi administratif et logistique du CA (planification, invitations, envoi ODJ...)
• Suivi des paiements suite aux appels de fonds
• Mise à jour base documentaire des documents légaux de la Fondation

Relations avec les Partenaires

• Entrée des RIB et contrôle RIB - émission des ordres de virement
• Gestion des appels et de la messagerie Fondation
• Établissement des conventions
• Suivi des appels de fonds partenaires et paiement associations

Gestion de la comptabilité / suivi Budget

• Devis et factures - Règlements des avoirs et des acomptes
• Suivi des dépenses
• Diffusion des procédures à l'équipe
• Suivi trésorerie (mensuel) et état trimestriel rémunération des comptes

Support administratif auprès du Délégué et de l’équipe de la Fondation

• Tenue agenda du délégué (planification des réunions, CA, évènements)
• Validation des déplacements - Interface avec l'agence de voyages
• Gestion du stock : matériel tél / IT & communication (plaquettes, affiches, kakémonos …), envoi de plaquettes
• Interface avec les autres services (direction, comptabilité, RH, IT, Services Généraux…)
• Gestion et réponse de l'adresse mail générique de la fondation
• Intégration des nouveaux collaborateurs - diffusion des procédures de VINCI SA

Le poste est situé à Leonard : Paris (Paris 12e).

• Outils informatiques (maîtrise du pack office)
• Capacité à travailler en équipe et en matriciel : excellent relationnel requis
• Rigoureux(se), organisé(e), adaptable
• Qualités personnelles :
• Discrétion et confidentialité : doit être capable de gérer des informations sensibles avec une grande discrétion et de respecter la confidentialité des communications.
• Polyvalence : être capable de jongler avec différentes tâches et priorités en même temps, et de s'adapter rapidement aux changements.

Votre dynamisme, votre réactivité et vos qualités relationnelles sont des atouts qui vous permettent d’intégrer aisément une nouvelle équipe et de vous adapter à l’organisation décentralisée du groupe VINCI.

Notre processus de recrutement

Pré-qualification téléphonique avec un membre de l’équipe du recrutement pour apprendre à mieux vous connaître

Rencontre sur place avec votre futur manager et l'équipe RH

Votre candidature a été retenue ? Bienvenue, vous serez bien chez VINCI!

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous aimez les challenges?

VINCI SA a à cœur d’appliquer le principe de non-discrimination. Fort de son Label Diversité, vous évoluerez dans un environnement qui promeut l’égalité professionnelle, la diversité et l’inclusion.

Vous bénéficiez d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ?

Faites-nous le savoir, ce poste est ouvert !

Entité

VINCI est un leader mondial des concessions, des services à l'énergie et de la construction, présent dans plus de 120 pays. Au cœur des enjeux du monde contemporain, son ambition est de contribuer activement à la transition énergétique et environnementale du cadre de vie, des infrastructures et de la mobilité. Elle est aussi de participer au progrès social en agissant en entreprise humaniste, inclusive et solidaire. VINCI mobilise ainsi ses expertises, sa dynamique d'innovation, la performance de son modèle économique et l'engagement de ses équipes au service de l'ambition partagée par ses 285 000 collaborateurs : être utile aux hommes et attentif à la planète.

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