Assistant(e) de direction exécutive H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Occitanie; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

IMT Mines Alès recherche un(e) Assistant(e) de direction exécutive pour organiser le secrétariat et assister la direction dans un environnement dynamique. Le candidat idéal, avec une solide expérience, saura gérer les priorités avec méthode et sera reconnu pour son sens du service et sa loyauté. Le poste est en CI temporaire à temps plein avec possibilité de télétravail.

Qualifications

• Expérience 5 à 10 ans en assistanat de haut niveau.
• Connaissance des environnements complexes (secteur public).
• Capacité avérée à travailler en autonomie.

Responsabilités

• Organiser le fonctionnement du secrétariat de la direction.
• Gérer le planning et les déplacements des dirigeants.
• Préparer et suivre les conseils d'école et autres réunions.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Expression écrite et orale

Organisation et gestion des urgences

Anglais

Formation

Bac +3 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion ou sciences humaines

Description du poste

Site carrière MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES : toutes nos offres d'emploi

Identifiant (email, de type [e-mail])

Vous n'avez pas encore votre propre espace candidat. Créez-le en cliquant ici.

Site carrière MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES : toutes nos offres d'emploi

Menu Passerelles recrutement MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES

Moteur de recherche d'offres d'emploi MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant(e) de direction exécutive H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

Raison d’être de l’école : « Forte de son appartenance à l’IMT et de son ancrage territorial, IMT Mines Alès donne à ses élèves les meilleures chances de s’accomplir professionnellement pour être des acteurs responsables du développement de la Nation en préservant les richesses de la Planète. ».

Venez rejoindre l'IMT Mines Alès, grande école de prestige qui se classe parmi les meilleures écoles d’ingénieurs sur le plan national et mondial et implantée à Alès, ville à taille humaine, capitale des Cévennes où la qualité de vie est fortement appréciée par ses habitants.

Créée en 1843, IMT Mines Alès compte à ce jour 1400 élèves (dont 250 étrangers) et 400 personnels.

Vous intégrez la Direction Générale de l'IMT Mines Alès, qui s’organise autour de quatre grandes fonctions: le pilotage, les métiers, le rayonnement et les fonctions support, permettant à l’école de mener à bien ses missions.

Descriptif de l'employeur (suite)

Description du poste

• Organiser le fonctionnement du secrétariat de la direction (courriers, messagerie, invitations et agenda) et veiller au contrôle des documents soumis à la signature de la directrice, en lien étroits avec la responsable de l’impact territorial ;
• Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certains dossiers signalés qui lui sont confiés en propre ; assurer le traitement et le suivi des interventions ;
• Être responsable du planning, des déplacements ; organiser des séminaires, des colloques et des cérémonies officielles (inaugurations, rencontres scientifiques, évènementiels spécifiques);
• Conseil d’école: Organisation des réunions, préparation des documents, rédaction des procès-verbaux, suivi des mandats des membres du conseil d’école, contact avec le président du conseil d’école ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’école, rédaction des comptes rendus de réunion et des relevés de décisions ;
• Collecter des informations sur des thèmes particuliers, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation ;
• Organiser et coordonner le suivi des conventions stratégiques signature et mise en œuvre (élaboration d’un échéancier avec alerte, mise en place d’un tableau de suivi partagé),

Par ailleurs, vous assurez des missions opérationnelles commenotamment:

• Organisation des déplacements de la directrice et du directeur adjoint, et des responsables des missions Responsabilité Environnementale et Sociétale, et Qualité et Performance et de l’impact territorial : saisie des ordres de mission et des états de frais, réservation des moyens de transport

Enfin, vous intervenez en appui à la démarche qualité de l’établissement, conformément aux missions décrites dans la fiche de poste.

Description du profil recherché

Compétences requises :

• D’un naturel optimiste, votre action quotidienne illustrera votre attachement aux 6 valeurs de l’école: Engagement, Excellence, Partage, Ouverture, Responsabilité et Audace,
• Vous avez pour habitude de chercher l’opportunité et les moyens de faire même lorsque cela semble impossible.

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack Office, gestion électronique de documents, etc.).
• Parfaite expression écrite et orale, style professionnel adapté aux instances dirigeantes.
• Connaissance des codes institutionnels et des environnements complexes (secteurs public, parapublic ou grande entreprise appréciés).
• Capacité avérée à organiser, prioriser, et gérer les urgences avec méthode.
• Pratique orale et écrite de l’anglais

Compétences comportementales (savoir-être) :

• Discrétion absolue et loyauté dans le traitement des informations sensibles.
• Posture professionnelle affirmée, avec aisance dans les interactions avec des décideurs.
• Sens aigu de la diplomatie, de l'écoute et de la confidentialité.
• Rigueur, fiabilité, sens du service et engagement.
• Capacité à prendre du recul, à être force de proposition, et à travailler en toute autonomie dans un environnement exigeant.

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Bac +3 à Bac +5 dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion ou des sciences humaines.
• Expérience confirmée (5 à 10 ans minimum) dans un poste d’assistanat de haut niveau, idéalement dans un environnement de direction générale ou institutionnelle.
  

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Le poste proposé par l’IMT Mines Alès est un contrat à durée indéterminée, à temps plein, contrat de droit public relevant des dispositions du cadre de gestion de l’Institut Mines-Télécom, métier L, Technicien administratif et de gestion, catégorie III.

Salaire: à définir selon le profil et expérience.

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre