Assistant(e) de direction exécutive H/F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Occitanie; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un ministère gouvernemental recherche un(e) Assistant(e) de direction exécutive en Occitanie. Vous serez responsable de l'organisation du secrétariat, de la gestion du planning et des déplacements de la direction. Les candidats doivent avoir une formation bac +3 à bac +5 et une expérience confirmée dans un poste similaire. Ce rôle nécessite une excellente maîtrise des outils bureautiques et un sens de la confidentialité.

Qualifications

• 5 à 10 ans d'expérience dans un poste d'assistanat de haut niveau.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à organiser et gérer les urgences.

Responsabilités

• Organiser le secrétariat et le fonctionnement de la direction.
• Préparer les documents pour le conseil d'école et les réunions.
• Assurer un suivi des conventions stratégiques.

Connaissances

Optimisme

Discrétion

Sens du service

Formation

Bac +3 à Bac +5 dans l'assistanat de direction

Outils

Pack Office

Gestion électronique de documents

Description du poste

Assistant(e) de direction exécutive H/F, Gard

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique

Description du poste

• Organiser le fonctionnement du secrétariat de la direction (courriers, messagerie, invitations et agenda) et veiller au contrôle des documents soumis à la signature de la directrice, en lien étroits avec la responsable de l’impact territorial ;
• Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certains dossiers signalés qui lui sont confiés en propre ; assurer le traitement et le suivi des interventions ;
• Être responsable du planning, des déplacements ; organiser des séminaires, des colloques et des cérémonies officielles (inaugurations, rencontres scientifiques, évènementiels spécifiques);
• Conseil d’école: Organisation des réunions, préparation des documents, rédaction des procès-verbaux, suivi des mandats des membres du conseil d’école, contact avec le président du conseil d’école ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’école, rédaction des comptes rendus de réunion et des relevés de décisions ;
• Collecter des informations sur des thèmes particuliers, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation ;
• Organiser et coordonner le suivi des conventions stratégiques signature et mise en œuvre (élaboration d’un échéancier avec alerte, mise en place d’un tableau de suivi partagé),

Par ailleurs, vous assurez des missions opérationnelles commenotamment:

• Organisation des déplacements de la directrice et du directeur adjoint, et des responsables des missions Responsabilité Environnementale et Sociétale, et Qualité et Performance et de l’impact territorial : saisie des ordres de mission et des états de frais, réservation des moyens de transport

Enfin, vous intervenez en appui à la démarche qualité de l’établissement, conformément aux missions décrites dans la fiche de poste.

Description du profil recherché

Compétences requises :

• D’un naturel optimiste, votre action quotidienne illustrera votre attachement aux 6 valeurs de l’école: Engagement, Excellence, Partage, Ouverture, Responsabilité et Audace,
• Vous avez pour habitude de chercher l’opportunité et les moyens de faire même lorsque cela semble impossible.

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack Office, gestion électronique de documents, etc.).
• Parfaite expression écrite et orale, style professionnel adapté aux instances dirigeantes.
• Connaissance des codes institutionnels et des environnements complexes (secteurs public, parapublic ou grande entreprise appréciés).
• Capacité avérée à organiser, prioriser, et gérer les urgences avec méthode.
• Pratique orale et écrite de l’anglais

Compétences comportementales (savoir-être) :

• Discrétion absolue et loyauté dans le traitement des informations sensibles.
• Posture professionnelle affirmée, avec aisance dans les interactions avec des décideurs.
• Sens aigu de la diplomatie, de l'écoute et de la confidentialité.
• Rigueur, fiabilité, sens du service et engagement.
• Capacité à prendre du recul, à être force de proposition, et à travailler en toute autonomie dans un environnement exigeant.

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Bac +3 à Bac +5 dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion ou des sciences humaines.
• Expérience confirmée (5 à 10 ans minimum) dans un poste d’assistanat de haut niveau, idéalement dans un environnement de direction générale ou institutionnelle.
  

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs