Assistant(e) de Direction et en charge des Relations Institutionnelles

Structures de coopération territoriale; Bourgogne-Franche-Comté; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure de coopération territoriale recherche un(e) Assistant(e) de Direction compétent(e) pour gérer diverses missions administratives tout en s'occupant des relations institutionnelles et du suivi des subventions. Le poste nécessite une formation en administration, une expérience confirmée, et des compétences en organisation, rigueur et discrétion. Situe à Bourgogne-Franche-Comté, il offre un engagement professionnel enrichissant au sein d’une équipe dynamique.

Qualifications

• Bac de formation administrative ou Bac +2 requis.
• Expérience similaire au sein de collectivités appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques demandée.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Directeur.
• Suivi des relations institutionnelles et rédaction de délibérations.
• Gestion des subventions et pilotage financier des dossiers.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Dynamisme

Curiosité

Discrétion

Autonomie

Qualités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Formation

Bac de formation administrative / Bac +2

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Assistant(e) de Direction et en charge des Relations Institutionnelles

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Employeur : Structures de coopération territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non renseigné

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, tout en étant intégrée dans un Pôle Administratif et Financier de 5 agents, vous assurez des missions d'assistant(e) de Direction, de suivi des relations institutionnelles ainsi que de suivi de subventions et des contractualisations.

? En tant qu'assistant(e) de Direction (40 %) :
* Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Directeur,
* Réception, enregistrement du courrier et des courriers électroniques de l'EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes (y compris boite mail direction),
* Suivi des signatures,
* Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
* Réception des appels téléphoniques, filtrage et transmission,
* Gestion documentaire, classement et archivage,
* Supervision du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels et du plan d'action RGPD de l'établissement, déployé par l'ensemble du personnel,
* Logistique (bâtiment et locaux mis à disposition) : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.

? En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
* Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Président,
* Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux, ...),
* Assistance au Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports, du PowerPoint du comité syndical, en particulier sur la mise en forme,
* Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité,
* Relations avec les élus et les différents partenaires de l'EPTB,
* Suivi de dossiers, notamment institutionnels (modifications des statuts de la structure).

? En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
* Interlocuteur(trice) financier(e) du pôle Saône, vous accompagnez le chef de pôle et les chargés de mission concernés pour l'élaboration des éléments techniques des dossiers de subventions aux différents stades de leur avancement,
* Vous assurez la gestion des subventions incluant l'élaboration et le dépôt des dossiers, la préparation des demandes d'acomptes ou de soldes,
* Vous assurez en temps réel le pilotage financier des dossiers (dépôt, notification, suivi des versements, ...) et renseignez un outil de suivi financier.

Profil recherché

Formation : Bac de formation administrative / Bac +2 de formation administrative
(BTS secrétariat ou assistant de Direction...)

Expérience : Une expérience sur un poste similaire au sein d'une collectivité sera appréciée.

Compétences :
- Organisation, rigueur, dynamisme, curiosité, discrétion, bienveillance et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint),
- Connaissance du fonctionnement des collectivités.

CV et lettre de motivation à adresser par voie électronique avant le 21 juillet 2025 :

Monsieur le Président de l'EPTB Saône et Doubs
220 rue du KM 400
71000 MACON

Renseignements et informations :
Victor JUSSEAU, Responsable du Pôle « Administratif et Financier »
Tél : [phone]
Mail : [e-mail]

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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