Assistant(e) de direction du secrétariat général commun départemental de l'Ain

Préfecture de l'Ain; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une préfecture régionale recherche un(e) Assistant(e) de direction pour gérer l'agenda et les réunions du secrétariat général. Le candidat doit avoir des compétences en informatique et d'organisation, et être capable de s'adapter à un environnement dynamique. Ce poste est classé en catégorie C et est ouvert aux agents titulaires ou contractuels. Candidature à soumettre par email avec CV et lettre de motivation.

Qualifications

• Connaissances en informatique requises.
• Capacité d'organisation est nécessaire.
• Adaptabilité et compétences interpersonnelles requises.

Responsabilités

• Tenue de l’agenda et organisation des réunions.
• Gestion des courriers et des frais de déplacements.
• Prise de notes et élaboration de relevés de décisions.

Connaissances

Compétences en informatique - bureautique

Savoir s'organiser

Savoir s'adapter

Savoir accueillir

Description du poste

Assistant(e) de direction du secrétariat général commun départemental de l'Ain

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non renseigné

Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service interministériel placé sous l’autorité hiérarchique du préfet et sous l’autorité fonctionnelle du secrétaire général de la préfecture et des directeurs des directions départementales interministérielles (DDT, DDPP, DDETS).
Activités du service
Le SGCD assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les trois directions départementales interministérielles.
Composition et effectifs du service
Le SGCD de l’Ain comprend 5 bureaux: le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l’action sociale (BIFPAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC)
Effectifs de 67 agents.
Vos activités principales
Sous l’autorité du directeur / de la directrice du SGCD, vous assurerez les missions suivantes:
Tenue de l’agenda et organisation des réunions de la direction du SGCD
Tenue du planning des réunions, mise à jour et partage avec les participants
Gestion des appels téléphoniques
Gestion des courriers et parapheurs (tri, diffusion et suivi) du SGCD et des services de l’ATE
Gestion des frais de déplacements: établissement des ordres de mission et états de frais pour la direction du SGCD, vérification et validation des frais de déplacement des chefs de bureau
Aide au montage des réunions et préparation des dossiers
Gestion des commandes de fournitures pour la direction du SGCD
Proposition de rédaction et mise en ligne d’articles sur le site intranet relatifs aux fonctions support (outil Joomla); veille sur l’actualité des sites intranet des autres départements pour alimenter le site local
Suivi des commandes passées par la direction auprès des bureaux du SGCD et extraction des tableaux de suivi complétés pour les réunions en bilatérale
Suivi de la boîte aux lettres fonctionnelle SGCD direction: impressions pour la direction, diffusion, archivage
Prise de notes et élaboration de relevés de décisions pour les réunions internes au SGCD
Appui ponctuel pour assurer l’accueil (physique et téléphonique) dans les services de l’administration territoriale de l’État (préfecture, DDT, DDETS, DDPP) lors des remplacements

Profil recherché

Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique - à acquérir
Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - à acquérir
Savoir-faire:
Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir-être :
Savoir s'adapter : niveau pratique - requis
Savoir accueillir : niveau -pratique

Éléments de candidature

Personnes à contacter

[e-mail],[e-mail]

Poste classé en groupe 2
Liaisons hiérarchiques
Placé sous l’autorité hiérarchique du directeur / de la directrice du SGCD
Liaisons fonctionnelles
Relations avec l’ensemble des chefs de bureau et des agents du SGCD, ainsi qu’avec les services de l’administration territoriale de l’État (secrétariats des autorités préfectorales et des directions des DDI principalement).
Vos perspectives:
Possibilité d’évolution vers des postes d’assistante de direction en DDI, ou d’assistant des autorités en préfecture ou sous-préfecture.
Possibilité d’évolution vers des postes d’accueil du public ou d’instruction de dossiers.
Pour candidater - Liste des pièces jointes à déposer sur le site :
CV
lettre de motivation
copie du diplôme le plus élevé (contractuel)
le dernier arrêté d'avancement et/ou dernier bulletin de salaire (contractuel)
Formulaire Unique de demande (FUD) de mobilité obligatoire pour tous les candidats sans distinction de recrutement (Lien vers le FUD de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf)

Poste localisé au siège du SGCD, bureau partagé.
Possibilité d’intervention en appui dans les accueils des différents site de l’administration territoriale de l’État (préfecture, DDT, DDETS, DDPP) situés à proximité du SGCD

Ce poste peut être ouvert aux agents contractuels selon les dispositions du 2° de l'article L332-2 ou de l'article L332-7 du Code général de la fonction publique.

Vacant à partir du 01/07/2025

Secrétaire

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