Assistant(e) de direction DGST

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s):

1. Adjoint adm. principal de 1ère classe
2. Adjoint adm. principal de 2ème classe
3. Adjoint administratif

Métier(s) Ouvert aux contractuels: Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail: Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous recherchez de nouvelles opportunités de carrière et vous souhaitez proposer vos compétences et votre motivation aux acteurs du territoire pour répondre à l'amélioration du cadre de vie des habitants du 2ème EPCI de l'Hérault. Venez rejoindre l'Agglomération Béziers Méditerranée!

Au coeur de la Région Occitanie, Béziers Méditerranée bénéficie d'une situation privilégiée entre Narbonne et Montpellier, à proximité de la mer et à 1h15 de l'Espagne. La ville de Béziers dispose d'une université, de transports urbains, d'hôpital, d'infrastructures sportives, culturelles et de loisir. Les villes et villages du territoire disposent d'un patrimoine historique exceptionnel, de vignobles et de stations balnéaires.

Sous l'autorité directe de la directrice générale des services techniques, vous coordonnez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la direction générale des services techniques. Vous assurez et facilitez la gestion quotidienne des activités et des priorités de la DGST.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative:

1. Effectuer l'accueil téléphonique et physique, filtrer les appels, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes.
2. Rédiger, mettre en forme et archiver les courriers, notes et rapports.
3. Organiser et classer les documents confidentiels.
4. Suivre et actualiser les dossiers.
5. Gérer les mails: trier, classer, prioriser et suivre les réponses.

Organisation et coordination:

1. Planifier et organiser l'agenda de la DGST en fonction des priorités.
2. Préparer et organiser les réunions (convocations, ordres du jour, réservation de salle, compte-rendus).
3. Assurer la coordination entre les différents services internes et externes.
4. Suivre les sollicitations faites à la DGST et vérifier leur avancement auprès des services concernés.

Communication et interface:

1. Gérer la correspondance entrante et sortante.
2. Rédiger et mettre en forme les supports de communication et les présentations.
3. Être le lien et le point de contact identifié entre la DGST et les institutions, les différents services internes, les élus, les partenaires externes.

Gestion logistique et événementielle:

1. Organiser les déplacements professionnels de la DGST.
2. Gérer la logistique des événements et des réunions stratégiques.
3. Suivre les commandes et les fournitures de bureau.

Profils recherchés

1. Vous êtes titulaire d'une formation supérieure minimum bac+2 en secrétariat de direction, assistant manager ou équivalent.
2. Vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire, idéalement dans un environnement institutionnel.
3. Vous avez connaissance des procédures administratives et de la réglementation applicable aux collectivités territoriales.
4. Vous disposez de bonnes compétences en gestion documentaire et rédaction administrative.
5. Vous disposez d'une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
6. Vous avez une excellente communication orale et écrite (grammaire, orthographe).
7. Vous savez gérer plusieurs tâches simultanément et respecter des délais serrés, même dans des contextes exigeants.
8. Vous avez une bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités et des urgences.
9. Vous avez des aptitudes relationnelles, vous êtes à l'aise dans les contacts.
10. Vous êtes diplomate.
11. Vous savez gérer des agendas complexes.
12. Vous savez vous adapter en gérant efficacement les imprévus et en vous ajustant aux priorités changeantes.
13. Vous êtes discret et respectez les obligations de confidentialité.
14. Vous êtes autonome.
15. Vous avez le sens de l'initiative.
16. Vous êtes rigoureux et avez le sens de l'organisation.