ASSISTANT-E DE DIRECTION - COORDONNATEUR-RICE DU SECRETARIAT DE DIRECTION H / F

ARS NOUVELLE AQUITAINE; Bordeaux; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de santé régionale à Bordeaux recherche un(e) coordonnateur/rice du secrétariat pour appuyer l'organisation générale et coordonner les missions de la direction. Le poste exige un Bac+2 et des compétences en gestion budgétaire et comptable. Vous serez responsable de l'organisation du travail quotidien, de l'accueil téléphonique et de la rédaction de documents. Un bon sens de l'organisation et des compétences interpersonnelles sont requis.

Qualifications

• Compétences en gestion budgétaire et comptable nécessaires.

Responsabilités

• Apporter son appui à la Directrice et à la Directrice adjointe.
• Réguler les demandes de congés des assistantes.
• Organiser la circulation des documents.
• Gérer la boîte mail générique de la direction de la DSEUSS.
• Gérer l'agenda de la Direction.

Connaissances

Gestion budgétaire

Gestion comptable

Formation

Bac+2

Description du poste

Description du poste

Définition du poste : Sous l'autorité de la directrice de la DSEUSS, le/la coordonnateur/rice du secrétariat est chargé(e) d'un appui à l'organisation générale de la Direction, de la coordination des missions du secrétariat ainsi qu'à l'organisation quotidienne du travail en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées.

Activités essentielles :

1. Appui à l'organisation et au fonctionnement de la Direction :
2. Apporter son appui à la Directrice et à la Directrice adjointe pour l'organisation générale de la Direction, notamment la coordination au sein de la DSEUSS (unités départementales SE, Cellule régionale d'expertise), la préparation des CODIR DSEUSS et le suivi des suites, ainsi que les relations avec les directions métiers du siège.
3. Réguler les demandes de congés des assistantes, leur validation, gestion du planning collectif, et assurer la suppléance entre les assistantes de la DSEUSS.
4. Organiser l'appui administratif apporté par les assistantes aux missions Santé Environnement (bon de commande STARS FIR, gestion administrative de dossiers, appui à l'enregistrement dans les outils, etc.).
5. Assurer le suivi du FIR en lien avec la Direction (prévisionnel, suivi de la consommation, etc.).

Structuration et coordination du secrétariat :

1. Gérer la continuité d'activité des assistantes.
2. Assurer l'accueil téléphonique et la prise en charge des messages.
3. Organiser la circulation des documents (courrier, messagerie, documentation…) en utilisant notamment l'outil de gestion électronique de documents (Elise).
4. Gérer la boîte mail générique de la direction de la DSEUSS.
5. Gérer le tableau de suivi des commandes et de l'entretien du matériel technique.
6. Gérer l'agenda de la Direction, organiser réunions et déplacements.
7. Rechercher, diffuser, et archiver les informations nécessaires à la Directrice, son adjointe, aux trois directeurs délégués et à la responsable de la cellule régionale d'expertise.
8. Constituer les fonds de dossiers, rédiger des projets de courriers et des comptes rendus.
9. Elaborer des tableaux de bord, des dossiers, et suivre les échéances.
10. Rédiger des écrits simples (courriers, notes, etc.).
11. Gérer les déplacements de la direction de la DSEUSS, y compris ceux des directeurs délégués.
12. Gérer les flux de personnel et les frais de déplacement dans les outils informatiques dédiés.
13. Classer et archiver (plan de classement).
14. Tenir le planning des congés et des jours de télétravail des agents.

Profil recherché :

Compétences :

• Compétences en gestion budgétaire et comptable nécessaires.

Formation :

• Bac+2 requis.