Assistant(e) de Direction auprès du Maire

Description

Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.

Mission

Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

Accueil Téléphonique Et Physique

1. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents.
2. Recevoir, filtrer et transmettre les messages.
3. Assurer l'interface avec l'ensemble des services.
4. Procéder aux classements des dossiers « papier ».
5. Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive.
6. Gérer les courriers du Maire – réception et réponse.
7. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités.
8. Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire.
9. Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire.
10. Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service.

Traitement Des Informations

1. Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre.

Gestion Du Courrier

1. Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
2. Assurer le suivi d'un chrono.
3. Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat.
4. Suivi des courriers à travers un logiciel dédié.

Profil
Savoirs

1. Maîtrise des outils bureautiques.
2. Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
3. Technique de classement et d'archivage.
4. Connaissance de l'environnement territorial.

Savoir-faire

• Gérer les situations de stress.
• Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter.

Savoir-être

• Rigueur.
• Capacité d'organisation.
• Capacité de travail en équipe.
• Réactivité.

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.