Assistant(e) de direction au sein du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel H/F*

Ministère - Ministère de l'Économie; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution gouvernementale recherche un(e) Assistant(e) de direction à Paris. Vous aurez pour mission d'assurer l'accueil, de gérer les agendas et d'organiser les réunions. Le candidat idéal doit avoir un niveau baccalauréat et des compétences en bureautique. Possibilité de télétravail.

Qualifications

• Compétences en bureautique et outils collaboratifs exigées.
• Aisance relationnelle et écoute attentive.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer le courrier et les agendas.
• Organiser les réunions du service.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Accueillir une personne

Analyser un projet

Communiquer

Concevoir un support

Travailler en équipe

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Logiciel de gestion du temps de travail 'Casper'

Description du poste

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Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Assistant(e) de direction au sein du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel H/F*

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2025-23700

Date de début de publication

20/05/2025

Date limite d'envoi des candidatures

Documents requis pour postuler

CV & lettre de motivation

Directions et Services

Direction du Budget (DB)

Description du poste

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant(e) de direction au sein du service du contrôle budgétaire et comptable ministériel H/F*

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

Le service du contrôleur budgétaire et comptable ministériel (SCBCM), composé d’environ 40 agents, est divisé en un département de contrôle budgétaire et un département comptable ministériel. Il est chargé du contrôle budgétaire des dépenses des ministères de l’intérieur et des outre-mer (visa et suivi de l’exécution). Il est également chargé du traitement des opérations comptables de l’administration centrale. Le SCBCM est un service qui relève du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique (Direction du budget et DGFiP).

Descriptif de l'employeur (suite)

Le département de contrôle budgétaire (DCB) (10 agents) assure le contrôle budgétaire des programmes rattachés au périmètre du ministère de l'Intérieur et des outre-mer et du ministère de la cohésion des territoires, soit 18 programmes relevant de 7 missions (Administration générale et territoriale de l'Etat, Sécurités, Immigration asile et intégration, relations avec les collectivités territoriales, cohésion des territoires, circulation et stationnement, Outre-mer), ainsi que des opérateurs financés par ces programmes (notamment ANTAI, ANTS, OFPRA, OFII, CNAPS, ANCT, ACMOSS, ANSC). Le département comptable ministériel assure l’exécution des dépenses et des recettes et tient la comptabilité centrale des ministères de l’intérieur et des outre-mer.

Description du poste

Le ou l'assistante de direction devra effectuer les tâches suivantes :
- assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage de 4 postes);
- tenir les agendas ;
- gérer le courrier : réception (courrier central) - enregistrement- distribution du courrier arrivé et départ pour le SCBCM (DCB et DCM) ;
- enregistrer les courriers et saisines CBCM dans un tableau de bord dédié ;
- gérer la salle de réunion du CBCM ;
- organiser les réunions du CBCM, du DCB et du DCM le cas échéant (e-mail de convocation, constitution de dossiers, réservation de salle, organisation des viso-conférences) ;
- gérer la boîte fonctionnelle e-mail du service ; retransmettre les e-mails arrivés à l’ensemble des personnes concernées de l’équipe pour la boîte fonctionnelle du service et pour la boite du chef de département ; archivage électronique des e-mails ;
- suivre les organigrammes et les listes d’interlocuteurs ;
- mettre en forme, assurer la reproduction et la diffusion des productions collectives clefs du CBCM (rapport annuel, rapport d’expertise,…) ;
- contribuer à la mise à jour des applications OPERA et ANACO.

Gestion des crédits globalisés :
- suivre le budget du service et le cas échéant les remboursements de frais ;
- gérer les commandes (via le marché public en cours ou bons de prestation pour commandes spécifiques- réception des marchandises- service fait);

- Renseigner et assurer le suivi du tableau des visas.

Gestion RH (RH de proximité en liaison avec le DCB et le DCM):
- valider les congés et régulariser les horaires des agents du CBCM dans l’outil CASPER (outil de suivi du temps de travail et des congés) ;
- assurer le soutien administratif en matière de ressources humaines (en charge de traiter les saisines adressées par le bureau des ressources humaines de la direction du budget et de la direction générale des finances publiques (DGFIP)) Assurer la transmission des documents ;
- tenir les tableaux de télétravail des agents du CBCM et les transmettre toutes les semaines à la direction du budget et tous les mois à la DGFIP ;
- centraliser les demandes de formation des agents du CBCM en liaison avec le bureau des ressources humaines de la direction du budget et de la DGFIP ;
- gérer les cartes professionnelles (cartes d’accès, cartes de parking, cartes de cantine, etc) et les demandes d’habilitations pour les agents du CBCM ;
Autres :
- « Référent 72 000 » (interventions de dépannage informatique et de maintenance…) ;
- contribuer à la gestion des archives du SCBCM ;
- logiciels utilisés : outils bureautiques courants + logiciel de gestion du temps de travail "Casper".

Description du profil recherché

Nous recherchons une personne prête à s'investir dans le suivi de l'ensemble des activités du service du CBCM des ministères de l'intérieur et des outre-mer.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Analyser un projet, une démarche
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Maîtrise de soi

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

1° et du 3° de l’art. L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Immeuble Lumière, 40 avenue des terroirs de France , 75012 PARIS Métro station Cours Saint Emilion, ligne 14

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

[e-mail]; [e-mail]; [e-mail]

• Direction générale des entreprises (DGE)