Assistant.e de direction à la DAF (H/F)

TN France; Orléans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Assistant de Direction pour rejoindre son équipe à Orléans. Dans ce rôle, vous serez au cœur de l'organisation, en soutenant la direction dans ses missions quotidiennes. Vous aurez l'opportunité de gérer des événements, d'organiser des réunions et de traiter des documents administratifs. Ce poste exige une maîtrise des outils bureautiques, une bonne organisation et un sens aigu de la communication. Si vous êtes autonome, réactif et aimez travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous !

Qualifications

• Compétences en secrétariat et gestion administrative.
• Maîtrise de la suite Office 365 pour les tâches quotidiennes.

Responsabilités

• Assister la direction dans la gestion quotidienne et l'organisation d'événements.
• Gérer l'accueil, l'agenda et la communication de la direction.

Connaissances

Maîtrise des logiciels de bureau de la suite Office 365

Techniques de secrétariat de direction

Gestion administrative

Aptitude à traiter l’information

Description du poste

Assistant.e de direction à la DAF (H/F), Orléans

Région Centre-Val de Loire

Sur ce poste, vos missions quotidiennes sont ainsi réparties :

1. Assistante de la Direction, en lien avec l'assistante du service FEADER - 65%
2. Réalise l’accueil physique et téléphonique de la direction
3. Gère l’agenda et l’emploi du temps de la directrice
4. S’assure du bon fonctionnement du binôme d’assistant·es et les suppléances nécessaires
5. Assure le traitement du courrier et la rédaction de courriers de la direction
6. Planifie, prépare et organise les différents événements (réunions, commissions régionales, déplacements, interventions, ...). En particulier, assure les mailings de certaines des réunions co-présidées avec l’Etat
7. Assiste aux réunions de direction, rédige les comptes-rendus et les diffuse
8. Gère les frais de déplacements et les congés de la direction
9. Gère les stocks et les commandes de fournitures de bureau
10. Organise l’accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires
11. Rend compte à travers des points réguliers de l’avancement de son activité, des rendez-vous prévus et des dossiers

Missions transversales de la DAF et missions avec la DG - 30%

1. Assure pour la direction l’interface entre le Cabinet et la direction de la communication et conduit les actions d’harmonisation liées à la communication de dispositifs de la direction
2. Rédige les procédures du service et gère l’arborescence collective
3. Organise le tri, le classement et l’archivage des documents de la direction et maintient à jour les guides des procédures administratives

Gestion administrative en renfort - 5%

1. Télécharge les documents des dossiers agricoles reçus par mail pour les enregistrer sur le réseau et mettre les pièces sous progos
2. Crée les tiers et saisit les informations dans les outils si nécessaire
3. Vérifie les pièces juridiques des dossiers
4. Effectue, le cas échéant, des relances auprès des bénéficiaires ou des structures de pré-instruction

Pour occuper vos fonctions, vous déployez les compétences suivantes :

Savoir

• Maîtrise des logiciels de bureau de la suite Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams…)
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction (accueil, prise de notes, organisation des réunions et des événements…)
• Connaissance de l’organisation interne de la collectivité et de la direction (procédures)
• Connaissances en gestion administrative
• Aptitude à traiter l’information (tri, classement, archivage, recherche, diffusion…)

Savoir-être

• Autonomie, esprit d’initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Sens de l’écoute et de la communication
• Disponibilité, réactivité
• Capacité d’adaptation et à travailler dans des délais contraints
• Esprit d’équipe, aisance relationnelle