Assistant(e) de direction

cdg69; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité publique recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l'organisation quotidienne et le bon fonctionnement des activités. Le candidat idéal doit posséder une forte autonomie, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et des compétences en gestion administrative. Ce poste est ouvert aux contractuels, avec un contrat initial d'un an, renouvelable.

Qualifications

• Expérience professionnelle sur fonctions équivalentes.
• Maitrise de l'environnement des collectivités publiques.
• Savoir planifier et respecter les délais.

Responsabilités

• Assister la direction dans l’organisation quotidienne du travail.
• Prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique.
• Préparer et organiser des déplacements.

Connaissances

Maitrise du fonctionnement et organisation des services

Organisation

Capacités rédactionnelles

Neutralité

Autonomie

Bon relationnel

Formation

Bac

Outils

Outils bureautiques

Environnement informatique / internet

Description du poste

Assistant.e de direction, Bouches-du-Rhone

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

• Assister un ou plusieurs membres de la direction dans l’organisation quotidienne du travail
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
• Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle

Missions / conditions d'exercice

• Gestion de planning/d’agenda
• Organisation et planification de réunions
• Prise de notes lors des réunions, rédaction des comptes rendus
• Préparation et organisation de déplacements
• Gestion de courriers : recevoir, rédiger, enregistrer et transmettre
• Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique
• Traitement des dossiers ponctuels et suivi des affaires réservées
• Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
• Rangement, classement et archivage des dossiers

Profils recherchés

• Bac
• Expérience professionnelle sur fonctions équivalentes
• Maitrise du fonctionnement et organisation des services de l’établissement
• Maitrise de l’environnement des collectivités publiques
• Maitrise des fondamentaux d’organisation et gestion des institutions publiques
• Techniques et outils de gestion et d’organisation de l’activité
• Savoir planifier et respecter les délais, bon sens de l’organisation
• Capacités rédactionnelles : mise en forme des courriers, saisie des documents
• Outils bureautiques, environnement informatique / internet
• Bon relationnel
• Fiabilité, rigueur, maîtrise de soi
• Polyvalence, autonomie
• Neutralité, discrétion
• Maitrise des techniques de communication écrite et orale