Assistant(e) de direction

ASTORIA FINANCE; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Un groupe majeur en gestion de patrimoine recherche un(e) Assistant(e) de direction pour un remplacement de congé maternité à Lyon. Vous serez responsable de la collecte des commissions, gestion des factures et suivi des partenariats. Ce CDD de 6 mois nécessite une expérience en assistance de direction, avec un bon sens de l'organisation et des compétences en communication.

Qualifications

• Expérience en tant qu'assistante de direction.
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
• Maîtrise de Microsoft Office.

Responsabilités

• Collecte et ventilation des commissions.
• Gestion des factures de commissions immobilières.
• Suivi des partenariats et mandats.

Connaissances

Compétences organisationnelles

Multitâches

Communication écrite

Communication orale

Sens de la confidentialité

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Le Groupe Astoria est un acteur majeur en gestion de patrimoine, courtage et gestion privée, opérant à travers ses marques Astoria Finance, Astoria Courtage et INSINIA . Depuis 2002, le Groupe accompagne des particuliers, familles et chefs d’entreprises par une approche patrimoniale globale à 360° et répond aux problématiques de préparation à la retraite, transmission, optimisation fiscale.

Le Groupe en quelques chiffres :

• 110 000 clients accompagnés
• 42 agences partout en France
• 450 collaborateurs engagés

Rejoignez notre agence Lyonnaise !

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, INSINIA recherche un(e) Assistant(e) de direction (H / F) en CDD de 6 mois pour intégrer notre bureau dynamique de Lyon.

COLLECTE ET VENTILATION DES COMMISSIONS

Ceci représente la partie la plus importante du poste en termes de temps de travail)

• Récupération des bordereaux compagnies et vérification des affectations producteurs
• Gestion des factures de commissions immobilières : saisie, suivi des paiements
• Suivi des partenariats et mandats
• Tableaux de bord mensuels : suivi hebdo, prévisions, évolutions annuelles
• Classement et mise à jour de la GED (conventions compagnies O2S+ Serveur)
• Tri et archivage des messages de la messagerie générale
• Gestion du standard téléphonique : prise de messages, écoute et rassurance du client, réponse simple sans entrer dans la technicité, transmission des priorités au collaborateur
• Suivi de la trésorerie hebdomadaire
• Préparation de la comptabilité pour le cabinet comptable
• Suivi des notes de frais
• Préparation de la paie : comptabilité, tickets restaurant, virements des salaires
• Suivi des formations
• Ressources humaines : obligations des employeurs, droits des salariés, en appui avec Alpa Comptabilité Sociale
• Fournitures et achats pour le cabinet
• Premier contact ou contact principal pour certains fournisseurs et / ou partenaires
• Suivi des contrats fournisseurs
• Suivi du règlement des factures fournisseurs
• Liste des documents officiels
• Suivi des cotisations obligatoires
• Suivi des déclarations et enquêtes obligatoires : AMF, ACPR, CNCGP
• Gestion du planning
• Gestion des déplacements / Réservations transports, hébergements et invitations partenaires

Qualifications requises :

• Expérience en tant qu'assistante de direction.
• Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
• Maîtrise de Microsoft Office.
• Excellente communication écrite et orale.
• Sens de la confidentialité.

Qualités recherchées :

• Proactivité et initiative.
• Rigueur et souci du détail.
• Autonomie et travail en équipe.
• Type de contrat : CDD de 6 mois Temps plein
• Rémunération : à partir de 24k fixe

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Assistante Direction • Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France