Assistant(e) de direction

oXya; Loos; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services à Loos recherche un(e) assistant(e) ayant au moins 8 ans d'expérience dans une fonction similaire. Le candidat s'occupera de diverses missions administratives, de la gestion des appels à la coordination des événements. Une excellente maîtrise d'Excel et une autonomie sur O365 sont requises. Des télétravail et des avantages tels que les tickets restaurant seront offerts.

Prestations

Tickets restaurant

Mutuelle

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience significative d’au moins 8 ans sur un périmètre similaire.
• Excellente maîtrise d'Excel.
• Expérience obligatoire en gestion contractuelle et suivi budgétaire.
• Autonome sur la suite O365 : Outlook, SharePoint, Teams, PowerPoint, Word.
• Bonne communication orale et écrite.

Responsabilités

• Assister le directeur de site et les responsables de département dans la gestion administrative.
• Gestion des appels et accueil des visiteurs.
• Suivi des factures et du budget.
• Assurer l'interface avec les services administratifs.

Connaissances

Gestion contractuelle

Suivi budgétaire

Communication

Maîtrise d'Excel

Autonomie sur O365

Anglais (B1/B2)

Description du poste

Il/elle est chargé(e) d’assister le directeur de site et les responsables de département dans la gestion administrative de leurs activités et doit assurer l’accueil du site et le bon fonctionnement de la structure.

Missions principales

• Activités liées à la réception : gestion des appels, réception des visiteurs, organiser la logistique des réunions, gestion du courrier et des transporteurs, coordination de certains évènements…
• Assurer l’assistanat pour les responsables de département du site
• Gestion des prestataires et fournisseurs : gestion des relations et suivi des contrats de services généraux et de leur bonne condition d’exécution
• Suivi des factures et du budget
• Saisie des informations dans les outils en gestion partagée : contrathèque, bases de données, budget…
• Assurer l’interface avec les différents services administratifs des autres sites (RH, compta…)
• Veiller à la bonne tenue du site et à l’écoute des collaborateurs dans les aménagements à proposer

Missions potentielles

• Gestion d’un compte client sur le périmètre « administration des ventes »
• Mise en place de tableaux de bord en gestion partagée
• Mener des études dans son domaine d’intervention : analyse de coûts, négociation et mise en place de contrats cadres : fournitures de bureaux, transports…

Profil recherché

• Profil ayant une expérience significative d’au moins 8 ans sur un périmètre similaire
• Excellente maitrise d’Excel
• Expérience obligatoire : gestion contractuelle et suivi budgétaire
• Autonome sur la suite O365 : Outlook, SharePoint, Teams, PowerPoint, Word
• Bonne communication (oral et écrit) et bon relationnel
• La maitrise de l’anglais serait un vrai plus (B1/B2)

Modalités du poste

• Type de contrat : CDI
• Rémunération : salaire fixe sur 12 mois
• 1 jour/semaine de télétravail possible
• Légal : tickets restaurant + mutuelle

La politique d'embauche de la société vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.