Assistant.e de direction

JR France; Les Ulis; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de promotion immobilière recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir la gestion quotidienne auprès de la présidence. Le candidat devra assurer une variété de tâches administratives, gérer des relations internes et externes, et faire preuve d'autonomie et de flexibilité face aux priorités. Ce poste est idéal pour un professionnel organisé, diplomate et rigoureux.

Qualifications

• Excellentes capacités relationnelles et diplomatie.
• Confidentialité et gestion des informations sensibles.
• Compréhension du fonctionnement des collectivités locales.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda, des rendez-vous et des déplacements.
• Accueillir et orienter les visiteurs et interlocuteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.

Connaissances

Capacités relationnelles

Gestion de l'information

Rigueur

Autonomie

Flexibilité

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Nous recrutons pour le compte de notre client, promoteur immobilier familial et reconnu au regard de son fort développement depuis plusieurs années un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la gestion quotidienne et le suivi administratif de la structure auprès de la présidence.

Respect, exigence, esprit entrepreneurial et engagement sont les valeurs qui fondent le Groupe.

Vous serez en charge de missions variées, en lien avec les services internes et les partenaires externes, pour soutenir efficacement l’activité de la direction.

Suivi de l'activité

• Gestion de l’agenda : Organiser et suivre les rendez-vous, réunions et déplacements ;
• Saisie de documents : Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs de divers types ;
• Collecte et préparation de dossiers : Rassembler les documents nécessaires auprès des différents services et préparer les dossiers (comptes rendus, présentations, etc.) ;
• Archivage et classement : Assurer un classement rigoureux des documents et leur archivage dans les systèmes appropriés ;
• Gestion des commandes et de la comptabilité : Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement de la structure et suivre la comptabilité interne.

Accueil téléphonique et physique

• Accueil des interlocuteurs : Renseigner et orienter les visiteurs et interlocuteurs internes et externes vers les personnes compétentes ;
• Gestion des messages : Filtrer les appels et messages, en assurer la transmission et le suivi.

Gestion du courrier

• Réception et transmission : Gérer le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi ;
• Rédaction de courriers : Prendre des notes lors des échanges et rédiger tous types de courriers administratifs.

Relations internes et externes

• Relations avec les administrations et partenaires : Entretenir des relations avec les acteurs institutionnels, économiques, les partenaires bancaires, les associations et autres interlocuteurs externes ;
• Interface avec les services : Assurer l’interface et faciliter la communication avec les différents services de l’organisation.

Qualités requises

• Excellentes capacités relationnelles et diplomatie ;
• Capacité à respecter la confidentialité et à gérer les informations sensibles ;
• Volonté de collaborer avec l'ensemble des services et de participer activement au bon fonctionnement de l'organisation ;
• Capacité à analyser et résumer l'information de manière claire et efficace.

Savoir-faire

• Bonne compréhension du fonctionnement des collectivités locales et des structures publiques;
• Parfaite maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Gestion efficace des agendas et des priorités ;
• Excellente capacité de prise de notes et rédaction de documents administratifs.
• Gestion proactive et rigoureuse de multiples tâches ;
• Flexibilité et réactivité face aux besoins et priorités changeantes ;
• Autonomie dans la gestion des missions et capacité à anticiper les besoins.