ASSISTANT.E DE DIRECTION

TN France; Cergy; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une collectivité dynamique et responsable, où vous serez chargé d'assister la Direction dans ses missions administratives. Ce poste offre une opportunité unique d'évoluer dans un environnement stimulant, tout en contribuant à l'amélioration de la qualité de vie des habitants. Vous participerez à l'organisation de l'agenda, à la gestion des courriers et à la coordination des réunions. Avec des avantages tels que le télétravail et une politique de formation dynamique, cette fonction est idéale pour ceux qui cherchent à faire une différence dans leur communauté.

Prestations

25 jours de congés annuels

22 jours de RTT

Télétravail 2 jours par semaine

Cafétéria à disposition

Participation aux mutuelles

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et organisation d'agendas.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.

Responsabilités

• Assurer l'organisation administrative de la Direction.
• Assister le Directeur et les services dans la gestion quotidienne.

Connaissances

Organisation

Communication

Rédaction

Gestion du temps

Discrétion

Formation

DUT en assistanat de Direction

BTS en assistanat de Direction

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

PowerPoint

Description du poste

Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise

La Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise (13 communes, 216 000 habitants) pilote le développement d’un territoire en pleine expansion. Située à l’ouest de l’Île-de-France sur l’axe Paris-Rouen-Le Havre, Cergy-Pontoise est desservie par un réseau de transport performant et dispose d’une liaison avec Paris en 30 minutes . Bassin de vie équilibré, le territoire cergypontain concentre un pôle économique dynamique (11 000 entreprises), un campus universitaire en développement (30 000 étudiants), des logements et des commerces, un pôle administratif, de nombreux équipements culturels et de loisirs , et un cadre de vie préservé.

Soucieuse d’adapter ses compétences aux projets du territoire, Cergy-Pontoise emploie près de 700 agents qui exercent plus de 80 métiers divers, au service du public et au sein d’une collectivité dynamique et responsable .

Économe en ressources, l'agglomération entend rester exemplaire sur son territoire tout en offrant un cadre de vie de qualité à ses habitants, avec notamment la protection des grands espaces naturels, la préservation de la biodiversité, la protection de la ressource en eau et le développement des énergies renouvelables (biomasse, photovoltaïque...).

Sous l’autorité de la Directrice Mobilité et Espaces Publics, vous assurez les missions d’assistance et de gestion administrative de la Direction (la directrice et les deux services qui la compose).

Assure l’organisation administrative de la Direction

• Traitement du courrier « arrivé » et « départ » de la direction (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)
• Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers
• Accueil physique et téléphonique
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
• Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)
• Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles: Bureaux et Conseils
• Relai et et veille de la bonne mise en œuvre des consignes de la direction en terme classement et bonnes pratiques de la nomination
• Diffusion des informations internes et externe
• Gestion des fournitures
• Accompagnement logistique des membres de l’équipe (signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques…)
• Diffusion des journaux et magazines de la direction
• Préparation, accueil et mise à jour des documents pour nouvel arrivant (organigramme, liste élus etc.)

Assiste le Directeur et les services

Organisation de l’agenda et prises de rendez-vous en fonction des priorités fixées par la directrice et les chefs de services

• Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, …): Réunions de direction et de service Séances de travail avec les élus Réunions de coordination internes
• Interface entre la directrice et les autres directions et les services ressources
• Organisation les déplacements de la directrice
• Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l’activité en lien avec la Directrice
• Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle
• Prise de notes, établissement des comptes-rendus
• Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
• Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur …)
• Respect des procédures de la CACP (charte logo, courriers, demande de rdv élu, …)
• Assister la Directrice dans sa relation avec les VP en charge des mobilités et du domaine routier et dans l’organisation et le suivi des Comités de Liaison Intercommunale sur les Mobilités (CLIM ) Suivi de la boite mails mobilités (dédiée aux élus du CLIM) Organisation des CLIM: envoi des invitations et comptes-rendus en lien avec l’assistante de Cabinet, alimentation du sharepoint dédié Assistanat de la Directrice ou de la cheffe de service Mobilité dans la préparation et le contenu des supports des CLIM

Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes

• Relais d’information de la direction auprès de l’assistante de la DGA
• Participation aux réunions des assistantes de la même DGA
• Participation aux réunions d’assistantes de direction pilotées par l’assistante de la DGS
• Participation au séminaire de Direction

Vous êtes titulaire d’un DUT ou d’un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

• Bureautique (Word, Excel, Internet, PowerPoint, …)
• Comptabilité des Collectivités Locales
• Environnement territorial

Qualités

• Organisationnelles
• Relationnelles
• Rédactionnelles
• Esprit de synthèse, rigueur
• Esprit d’équipe, dynamisme
• Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d’adaptation au changement
• Discrétion et respect de la confidentialité

Poste à pourvoir par voie de mutation oupar voie contractuelle.
Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire
• 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles(proratisés selon la durée de contrat)
• Participation de l’employeur aux mutuelles labellisées et à la garantie «maintien de salaire»
• Participation de l’employeur aux mobilités durables et titres de transport en commun
• Politique interne de formation dynamique
• Possibilité d’adhérer à l’Amicale du personnel ainsi qu’au Comité National d’Action Sociale
• Cafétéria à disposition des agents
• Télétravail à hauteur de 2 jours par semaine

Merci d’envoyer CV + lettre de motivation en rappelant la référence de l'offre, à l'aide du formulaire ci-dessous ou à l’adresse : [emailprotected] avant le 05/07/2024

Données personnelles

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé parla Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise pour gérer les candidatures aux postes à pourvoir.

Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : la Direction des Ressources Humainesde la Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise.

Les données sont conservées sur le site jusqu'à transmission de la demande à la Direction des Ressources Humaines, puis supprimées du site dans un délai de 3 mois. Elles sont conservées par le service pendant la durée du traitement de la demande.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données.Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données.

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise
Délégué à la protection des données
Hôtel d'agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
95027 Cergy-Pontoise Cedex

01 34 41 42 43

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits «Informatique et Libertés» ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.