Assistant.e de direction

Université d'Angers; Angers; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université d'Angers recherche un gestionnaire de secrétariat pour la Direction de Polytech Angers. Le poste implique la gestion des dossiers administratifs, l'accueil des personnels et étudiants, et le suivi des conventions dans un environnement dynamique. Ce CDD de 12 mois propose une rémunération comprise entre 1836€ et 1850€ brut mensuel, selon l'expérience, avec de nombreux avantages tels que 50 jours de congés annuels et la possibilité de télétravail.

Prestations

50 jours de congés annuels

Télétravail possible

Prise en charge à 75% des transports

Participation à la mutuelle

Offres loisirs, sport et culture

Parking du personnel

Qualifications

• Maîtrise des techniques de présentation écrite et orale.
• Capacité à gérer les relations avec divers interlocuteurs.
• Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda, du courrier et des réservations.
• Suivi des carrières RH pour les enseignants.
• Participation à l'organisation des élections et journées portes ouvertes.

Connaissances

Organisation

Communication

Travail en équipe

Outils

Logiciels de bureautiques

Applications PCE / CELCAT

Description du poste

À propos de nous

Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous !

Polytech Angers, école d'ingénieurs de l'université d'Angers, compte 5 départements d'enseignement, 78 enseignants et enseignants-chercheurs, 38 BIATSS et environ 1000 étudiants.

L'école est implantée sur deux sites distants : Campus Belle-Beille et Campus Santé. Le poste est situé sur le campus Belle-Beille à la direction de Polytech Angers.

La personne recrutée sera placée sous la responsabilité de la directrice de l'administration et des services.

Mission

Gestion du secrétariat de la Direction et suivi des conventions

• Gestion de l'agenda, du courrier et mise en forme de documents
• Assurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiants
• Gestion des conventions et leurs suivis sur tableaux de bord
• Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction
• Procéder aux réservations de salles et d'équipements
• Assure l'archivage / référent archive et participation aux réunions
  
  

Gestion RH

• contrats et paie des vacataires
• Diffusion de l'information auprès des vacataires
• Saisie des charges d'enseignement sous PCE
• Saisie de la paie des vacataires-Suivi des dossiers dans PCE
• Travail d'équipe avec le gestionnaire des contrats vacataires
• Gestion des dossiers des surveillants extérieurs (contrat, paie) et contrats étudiants
• carrières RH enseignants et enseignants-chercheurs
• Diffusion des informations relatives aux carrières des personnels
• Suivi des calendriers (recrutement, avancement, etc.)
• Collecte des dossiers
• Classement des pièces administratives dans les dossiers numériques des agents
• Relais avec le service de la DRH
  

Participation aux dossiers stratégiques

• Données certifiées et indicateurs
• Dossiers d'accréditation CTI et audits
• Gestion des convocations des instances (bureau, Conseil d'Ecole, Conseil de perfectionnement)
• Rédiger les comptes-rendus et délibérations (bureaux en alternance)
• Diffusion des informations et décisions des instances
• Gestion des tableaux de bord
  
  

Participation à la vie de l’École

• Participation aux journées portes ouvertes, forums, etc.
• Participation à l'organisation des élections
• Gestion de l'affichage
• Préparation de salles pour réunions
  
  

Profil

Savoirs

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Techniques de présentation écrite et orale
• Logiciels de bureautiques
• Technique d'élaboration de documents
• Culture du domaine
  
  

Savoir-faire

• Appliquer les techniques du domaine
• Gérer les relations avec divers interlocuteurs
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine
  
  

Savoir-être

• Autonomie/Confiance en soi
• Capacité d'écoute
• Réactivité
• Rigueur/Fiabilité
• Sens du relationnel
  
  

Compétences Particulières

• Maitrise des outils bureautiques
• Maitrise des applications PCE / CELCAT
  
  

--

Poste ouvert uniquement aux contractuels

Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois, jusqu'au 31/07/2026

Date de démarrage souhaitée : 18 Août 2025

Rémunération brute mensuelle : Entre 1836€ et 1850€ (selon grille et expériences)

Quotité de travail : 100%

Date limite de candidature : 29/06/2025. Les entretiens sont prévus la semaine du 07/07.

Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.

Avantages Liés Au Poste

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d’accueil et formations
  
  

Référence de l'offre : f86r38zk75