Assistant(e) de coordination administrative et support Finance

Habitat et Humanisme Rhône; Lyon; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Habitat et Humanisme Rhône recherche un assistant(e) de coordination administrative et support Finance, rattaché à la directrice administrative et financière. Vous contribuez à fluidifier les flux et fiabiliser les données du périmètre Finance, dans un contexte de transformation des fonctions.

Vous participez au contrôle administratif des notes de frais, à la consolidation de données budgétaires et à l’organisation documentaire via SharePoint, tout en assurant une coordination efficace entre les

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat de gestion, administration ou gestion PME-PMI.
• Appétence pour les outils digitaux et l’amélioration continue.
• Sensibilité au secteur associatif / ESS.

Responsabilités

• Sécuriser la complétude des pièces pour les traitements comptables.
• Suivre les circuits de validation et les notes de frais.
• Contribuer à la préparation des clôtures et à l’organisation documentaire.

Connaissances

Coordinateur administratif

Maîtrise outils digitaux

Bon relationnel

Formation

Bac+2 / Bac+3 en assistanat de gestion, administration ou gestion PME-PMI

Outils

SharePoint

Tableaux de bord (Excel)

Description du poste

Rejoignez Habitat et Humanisme Rhône et son service finance composée de 8 salarié.e.s et plusieurs bénévoles. Le poste d'assistant(e) de coordination administrative et support Finance est rattachée à la directrice administrative et financière, et intervient dans un contexte de transformation de la fonction Finance et Supports. L'objectif est de contribuer à la fluidification, à la fiabilisation et à la structuration des flux administratifs transverses du périmètre Finance.

Il/Elle participe à la sécurisation des processus administratifs, à l’amélioration de la qualité des données et à la coordination opérationnelle entre les différents interlocuteurs du service Finance et ses interfaces internes et externes.

Le poste s’inscrit dans un environnement en évolution nécessitant polyvalence, adaptabilité et capacité d’apprentissage. Le périmètre des missions est évolutif : certaines activités, notamment en appui au contrôle de gestion, aux financements publics et aux projets transverses, pourront être confiées progressivement en fonction de l’autonomie acquise, des appétences du titulaire du poste et des besoins du service.

1/ Appui à La Comptabilité

• Sécuriser la complétude des pièces nécessaires aux traitements comptables
• Assurer le suivi administratif de certains circuits de validation
• Effectuer les relances administratives auprès des fournisseurs, clients ou interlocuteurs internes
• Participer à la préparation des dossiers de clôture
• Contribuer à l’organisation documentaire comptable
• Participer, selon l’organisation retenue, au suivi administratif des notes de frais

2/ Appui Au Contrôle De Gestion

• Participer à la collecte et consolidation de données budgétaires
• Mettre à jour certains tableaux de suivi
• Réaliser des contrôles de cohérence de premier niveau
• Préparer des extractions ou restitutions simples
• Assurer le suivi administratif des campagnes budgétaires et clôtures
• Faciliter les échanges avec les directions opérationnelles sur les demandes de données
• Participer au renseignement et à la mise à jour des outils, bases de données et plateformes des financeurs
• Contribuer à la préparation administrative des dialogues de gestion avec les financeurs
• Participer à la collecte et à la consolidation des éléments nécessaires à l’élaboration des bilans financeurs
• Assurer un suivi des échéances et obligations déclaratives associées aux financeurs
• Réaliser une veille documentaire de premier niveau sur les demandes ou évolutions des financeurs

3/ Support Administratif Transverse

• Organiser et planifier certaines réunions et points projets
• Préparer les supports administratifs et documentaires nécessaires
• Assurer les comptes rendus et suivi de plans d’actions
• Centraliser, classer et fiabiliser la documentation du service (gestion documentaire SharePoint)
• Participer à la mise en forme de procédures, notes, modes opératoires
• Suivre certains indicateurs administratifs et tableaux de bord
• Assurer les relances et suivis auprès des interlocuteurs internes
• Assurer la distribution et le suivi administratif des chèques services
• Apporter un appui administratif sur des besoins ponctuels des fonctions support selon les priorités définies

La personne contribuera au suivi administratif et à la coordination de projets structurants du service (dématérialisation, amélioration continue etc.).

Profil Recherché

• Vous êtes de Formation Bac+2 / Bac+3 en assistanat de gestion, administration ou gestion PME-PMI et avez idéalement 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire
• Vous avez de l'appétence pour les outils digitaux et l’amélioration continue
• Vous êtes sensible au secteur associatif / ESS