Assistant·e de Chaire (H/F/X) — CDI

ESSEC Business School; Cergy; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L’ESSEC Business School recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la Chaire et le Décanat, sous la responsabilité de la Responsable Adjointe des Opérations. Vous assurez le suivi administratif et logistique, la préparation des cours et la coordination des intervenants.

Vous organisez les inscriptions, les réunions et les événements, gérez le budget via Adage et Excel, et maintenez les supports de communication.

Qualifications

• Formation BTS (ou équivalent) et première expérience réussie sur poste similaire.
• Maîtrise d'Excel et de la suite Google; polyvalence bureautique.
• Anglais courant obligatoire (Niveau B2) pour échanges multiculturels.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et logistique quotidien de la Chaire et du Décanat.
• Préparer les cours et coordonner le recrutement des intervenants via PEGASE.
• Organiser inscriptions, réunions, examens et voyages d’étude.
• Suivre le budget via Adage et Excel et gérer les supports de communication.
• Gérer les échanges avec partenaires et assurer le suivi des plannings.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Relationnel

Anglais B2

Formation

BTS ou équivalent

Outils

Pack Office (Excel)

Google Suite

Outils informatiques

Description du poste

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur quatre campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, nos formations accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale (dont 38 % d’internationaux) et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement stimulant, porté par nos valeurs fondamentales : humanisme, responsabilité, innovation et ouverture. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur de notre quotidien.

Vos missions

Sous la responsabilité de la Responsable Adjointe des Opérations du Décanat (en charge des Spécialisations du Master in Management / Grande École) et en lien avec le département concerné, vous jouez un rôle clé dans le soutien aux professeurs responsables de chaire. Point de contact central pour la gestion administrative et logistique, vos missions s'articulent autour de cinq axes principaux :

1. Administration et support pédagogique de la Chaire

• Assurer le suivi administratif quotidien (rendez-vous, notes de frais, facturation, traitement des demandes d'information).
• Préparer les cours (commandes de livres et matériel) et coordonner le recrutement des intervenants extérieurs via le portail PEGASE.
• Gérer les inscriptions des étudiants aux cours/séminaires, le suivi de leurs demandes (absences, salles) et le bon déroulement des examens.

2. Support opérationnel et promotion

• Organiser les sessions de présentation, participer aux forums et gérer le recrutement des étudiants (sélections, entretiens).
• Mettre à jour les supports de communication (site web, brochures, réseaux sociaux).
• Organiser les événements (colloques, conférences) et animer la base de données Alumni / partenaires.

3. Support au Responsable de Chaire

• Assurer le suivi budgétaire via Adage et Excel.
• Organiser la logistique des événements extérieurs (séminaires, sorties, voyages d’étude).
• Suivre la planification des cours électifs, les équivalences et les plannings des intervenants.

4. Relations partenaires

• Coordonner les échanges entre les étudiants, les partenaires entreprises et les professeurs.
• Préparer les éléments des réunions partenaires et rédiger les comptes-rendus.

5. Mission complémentaire au sein du Département Pédagogique

• Assurer la logistique des cours (réservation de salles, création de liens Zoom) et le suivi des intervenants vacataires.

Profil recherché

• Formation / Expérience : De formation type BTS (ou équivalent), vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire.
• Compétences techniques : Excellente maîtrise du Pack Office (Excel en particulier), de la suite Google et des outils informatiques.
• Langues : Anglais courant obligatoire (niveau B2 minimum) pour échanger quotidiennement dans un environnement multiculturel.
• Qualités personnelles : Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et persévérance. Vous êtes reconnu·e pour votre excellent relationnel, votre diplomatie et votre goût du travail en équipe.

Engagement Équité, Diversité & Inclusion

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à notre politique d'embauche favorisant la diversité, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

(Vos données personnelles transmises dans le cadre de cette candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans conformément aux dispositions légales en vigueur).