Assistant(e) d'agence H/F en ALTERNANCE

Pigier Performance Paris; Nice; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Nice recherche un(e) assistant(e) d'agence en alternance. Ce rôle clé vous permettra de travailler aux côtés d'une équipe engagée, où vous serez responsable de l'accueil des clients, de la gestion des contrats de travail et de l'assistance aux chargés de clientèle. Vous développerez des compétences précieuses en gestion administrative tout en contribuant à un environnement de travail collaboratif. Si vous êtes méthodique, organisé(e) et passionné(e) par le service client, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Connaissance des logiciels de gestion de personnel.
• Compétences en organisation et méthodologie requises.

Responsabilités

• Assister les chargés de clientèle et le directeur d'agence.
• Gérer l’accueil et les demandes des salariés.
• Rédiger des contrats de travail et suivre les absences.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Travail en équipe

Méthodologie

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Quadra Propreté

Silaé

Outlook

Description du poste

Type de poste : Assistant(e) d'agence H/F en ALTERNANCE

Nous vous proposons un poste d'assistant(e) d'agence au sein d'une entreprise partenaire. Vous serez en charge d'assister les chargés de clientèle et le directeur d'agence.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence
• Répondre aux interrogations des salariés ou les rediriger vers le bon interlocuteur
• Faire signer les contrats de travail des salariés en l’absence des chargés de clientèle
• Ouvrir le courrier et en assurer soit le dispatching soit le traitement
• Etablir les DUE/DPAE
• Rédiger des contrats de travail selon instructions
• Accompagner les chargés de clientèles et les délégués d’exploitation dans la réalisation des contrats de travail et préparer les avenants temporaires
• Appliquer la réglementation dans les contrats et planning de travail
• Réclamer et saisir des RIB dans la fiche salarié
• Mettre à disposition au service GTA des CDI et avenants définitifs pour enregistrement
• Suivre les retours signatures pour les contrats
• Déposer les annonces sur les différents sites de recrutement
• Saisir des arrêts et des congés (CP/CSS/Evènement familial) + transmission des infos aux chargés de clientèle
• Vérifier la validité des titres de transport et les enregistrer
• Préparer le STC en cours de mois
• Effectuer la demande de vérification auprès de la Préfecture pour les salariés étrangers et assurer le suivi des validités des titres de séjour
• Créer la fiche des salariés
• Enregistrer les matricules des stagiaires de l’agence dans le logiciel paie
• Enregistrer dans le logiciel SILAE des documents administratifs liés à la gestion de personnel
• Enregistrer les heures des contrats de travail sur Quadra Propreté, enregistrer des heures des CDD
• Mettre à jour les données des salariés dans le logiciel Paie en cas de changement d’adresse ou téléphone
• Suivre les travailleurs handicapés (récupérer, enregistrer et scanner les documents)
• Réaliser les dossiers de transfert de personnel
• Déclarer les accidents de travail, avec lettre de réserve, et mettre à jour le tableau de bord AT/MP
• Informer le service RH des AT survenus avec la description nécessaire à la déclaration
• Fournir à l’équipe des indicateurs en gestion du personnel : heures à retrouver / lien avec fermetures des sites
• Gérer le dossier visite médicale des salariés (embauche, périodique, reprise) et déclaration des effectifs en fin d’année
• Suivre les longues absences (maladie, congés parentaux, maternité) et rédiger les courriers
• Rédiger les courriers de fin et de prolongation de la période d’essai, actes de démissions, retraites, etc.
• Créer les devis selon la demande du Directeur d’agence
• Préparer les documents d’ouverture de sites
• Préparer les bons de facturation TE
• Créer les chantiers/clients TE et contractuels
• Enregistrer les documents clients
• Enregistrer les facturations exceptionnelles et les heures associées
• Participer à la préparation de la facturation contractuelle
• Rapprocher le bon de commande et/ou devis avec le bon de facturation
• Participer au recouvrement
• Assurer le suivi des fiches litiges liées au recouvrement et participer au recouvrement
• Assurer le suivi des mises à jour des plans de prévention
• Assurer le suivi des contrôles périodiques du matériel de l’agence
• Avoir une connaissance des logiciels Quadra Propreté, Silaé et Outlook
• Être méthodique, rigoureuse, organisée et autonome
• Savoir travailler en équipe

Localisation : Nice

Rémunération : Selon les barèmes en vigueur pour les contrats en alternance

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