Assistant(e) d’Agence (H / F)

Groupe Afec; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique et en pleine croissance recherche un(e) assistant(e) d’agence pour rejoindre son équipe à Lyon. Ce rôle est essentiel pour soutenir l’activité de l’agence, avec des missions variées allant de la gestion administrative à l’accueil du public. Vous serez impliqué(e) dans l’organisation des sessions de formation et d’examens, tout en assurant le suivi des factures et des fournisseurs. Si vous êtes rigoureux(se), disponible et avez un bon relationnel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe passionnée et contribuez à un projet porteur de sens dans le secteur de la formation.

Qualifications

• Formation de niveau Bac, idéalement en assistanat.
• Première expérience professionnelle sur un poste similaire.

Responsabilités

• Gestion du standard, accueil du public et suivi des factures.
• Organisation des sessions d’examens et gestion administrative des formations.
• Saisie des données, facturation et suivi des encaissements.

Connaissances

Gestion administrative

Relation client

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Disponibilité

Formation

Bac

Outils

Progiciels de gestion

Description du poste

• Fondé il y a plus de 40 ans, le groupe AFEC est un organisme de formation privé à taille humaine qui s’adresse à des publics demandeurs d’emploi, alternants et salariés ayant un projet de développement des compétences ou de reconversion. Rattaché au site de Lyon et au sein d’une équipe dynamique, notre agence est en fort développement, ce qui nécessite de trouver notre future pépite ! Afin d’accompagner notre croissance qui déborde autant que notre énergie, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) d’agence, qui aura pour mission de soutenir l’activité présente au sein de notre agence de Lyon.

Pour cela, vos missions clés sont :

1. Renseignement, gestion du standard, accueil du public (stagiaire, formateur, prescripteurs, partenaire…).
2. Commande des fournitures et gestion des stocks.
3. Contacts fournisseurs et suivi des factures.
4. Gestion administrative des sessions de formations dans leur globalité (création, suivi et clôture des dossiers, saisie des données dans le progiciels prescripteurs et financeurs).
5. Organisation, participation et suivi des sessions d’examens (Titre professionnel – CAP …).
6. Suivi des conventions et des marchés publics selon les demandes des financeurs.
7. Saisie des données, facturation, suivi des encaissements, relances.
8. Contrôle et saisie des heures stagiaires – Déclaration du CA.
9. Gestion du courrier – Classement – Archivage.
10. Constitution, suivi et saisie des dossiers de rémunération stagiaires.
11. Suivi des contrats et gestion des fins de mois du personnel.

Le profil :

Issu d’une formation de niveau Bac, idéalement spécialisée en assistanat, vous justifiez d’une première expérience professionnelle sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes à l’aise avec l’administratif.

Vos qualités relationnelles, votre rigueur et votre disponibilité vous permettront de vous épanouir pleinement sur ce poste. Une expérience ou des connaissances dans le secteur du recrutement (agence d’intérim, cabinet …) et de la formation, sont des atouts pour réussir sur ce poste.