Assistant (e ) d'Agence - Colomiers

CIMPA PLM Services; Colomiers; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Job summary

CIMPA PLM Services recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pour soutenir le quotidien de l’agence. Vous serez en charge du reporting mensuel, du suivi administratif, et du support logistique auprès des équipes et des chefs de projet.

Vous contribuerez à la gestion des achats, à la facturation, au suivi des déplacements et à l’amélioration continue des procédures de gestion et de contrôle financier.

Qualifications

• Connaissances des règles et procédures comptables et de gestion (fiabiliser les comptes, contrôle des informations).
• Processus et outils d'achat d'entreprise (demande d’achats).
• Processus et outils informatiques d'entreprise.

Responsibilities

• Préparer les prévisions financières mensuelles de l’agence.
• Gérer la facturation et le recouvrement en coordination avec les acteurs internes.
• Suivre les mouvements comptables (ventes, avoirs).
• Valider les déplacements et suivre les frais de déplacements et les prêts de ressources.
• Assurer le suivi administratif des collaborateurs avec les chefs d’équipe et le contrôleur de gestion.
• Assurer l’application des procédures et outils de suivi financier de l’activité.
• Répondre aux demandes d’information et être le point de contact privilégié.
• Capitaliser et diffuser les bonnes pratiques et les procédures.
• Relancer les pointages et la gestion des absences et formations.
• Gérer les bons de commande et le reporting lié.
• Suivre les livraisons et la facturation sous-traitance et achats.

Skills

Règles et procédures comptables

Achats et demandes d’achats

Informatique d’entreprise

Collecte et synthèse des données

Traitement des informations partagées

Excel et analyses (TCD, formules)

Tools

Excel

Job description

Description De L'entreprise

S’appuyant sur son savoir-faire des produits complexes de haute technologie, la vocation de CIMPA est de fournir à ses clients un avantage concurrentiel en améliorant l'efficacité opérationnelle tout au long du cycle de vie du produit. Complexité technologique, long cycle de de vie, exigences de sûreté et sécurité, chaine logistique multi-dimensionnelle… : nous nous engageons pour transformer, optimiser et renforcer l’approche de conception et production industrielles et les systèmes d’information associés.

Nos services complets et modulaires autour du Product Lifecycle Management (PLM) couvrent chaque étape du cycle de vie du produit : la conception du produit, sa fabrication, l'entrée en service jusqu’à la maintenance et le support. La connaissance du métier industriel de nos clients conjuguée à notre savoir-faire dans les technologies de l’information fait notre force. Nous intervenons auprès des différentes Directions et Fonctions qui suivent l’évolution du produit.

CIMPA s'adresse à l'industrie manufacturière, ainsi qu'aux fournisseurs des grands donneurs d’ordre, opérateurs, partenaires et clients, dans le secteur de l’aéronautique, de la défense, de l’énergie et du transport.

Description Du Poste

Votre rôle est d'assurer le soutien au quotidien dans son activité : sur les aspects gestion et reporting, suivi collaborateurs, support administratif et logistique. Vous êtes le contact principal et d'assistance auprès des collaborateurs, managers et chefs de projet de l'agence ainsi que des différents interlocuteurs externes à l'agence.

Vos activités principales :

• Contribuer à la préparation des prévisions financières mensuelles de l'agence, à la gestion de l'avant-vente (opportunités), à la collecte et à la centralisation des documents relatifs à la mise en place ou à la mise à jour de dossiers clients.
• Emettre les factures et gérer le recouvrement en coordination avec l'ensemble des acteurs impliqués et faciliter le partage des informations clés sur ce sujet
• Gérer les mouvements comptables de l'agence (déduction des ventes, avoirs)
• Validation des déplacements des collaborateurs de l'agence selon la procédure en vigueur et suivre les frais de déplacements, les prêts de ressources CIMPA et Groupe (outils d'affectation)
• Mener les actions relatives à la gestion de l'activité et au suivi administratif des collaborateurs en étroite collaboration avec les chefs d'équipe, les chefs de projets, le point focal agence de la direction industrielle et le contrôleur de gestion afin de fluidifier les échanges.
• Assister les collaborateurs dans l'application des procédures, règles et outils liés au suivi financier de l'activité
• Apporter les réponses aux demandes d'information en étant identifiées comme point de contact privilégié au sein de l'entité
• Capitaliser, diffuser et contribuer à l'amélioration des bonnes pratiques et faciliter leur application
• Vérifier les pointages et relancer les collaborateurs (absence, formation, …), en accord avec les procédures et règles applicables
• Gérer les PO (suivi des commandes et saisie dans les outils)
• Suivre la réception de la livraison et validation de la facture pour la sous-traitance et les autres achats de l'agence (rapprochement provisions comptables avec factures et extournes de provision mensuelles)
• Se coordonner avec les autres assistant(es) pour assurer une continuité dans leurs activités
• Former, accompagner et faire progresser d'autres assistantes

Qualifications

Vous disposez de compétences telles que :

• Connaissances des règles et procédures comptables et de gestion (application des règles, s’assurer de la fiabilité des comptes, appliquer des procédures de contrôle pour produire une information exploitable...)
• Processus et outils d'achat d'entreprise (demande d’achats)
• Processus et outils informatiques d'entreprise
• Collecte et synthèse des données
• Traitement des informations partagées/communes
• Maîtrise d’Excel (tableau croisé dynamique, formules de base type Recherche v) souhaitable

Reconnu (e) pour votre aisance relationnelle et votre bonne communication, vous excellez dans le travail d'équipe et témoignez d’un grand sens du service, vous disposez également d'une forte appétence et d'une bonne capacité d’adaptation aux systèmes d’information de gestion.

Informations supplémentaires

• S’impliquer dans de nombreux projets dont vous êtes moteur afin de renforcer la notoriété de notre entreprise et l’engagement de nos équipes,
• Avoir le goût du challenge pour réussir vos missions à temps,
• Développer votre autonomie et votre sens de l’initiative,
• Développer une compétence métier,
• Profiter d’un encadrement bienveillant.

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Employeur inclusif et engagé, notre société œuvre chaque jour pour lutter contre toute forme de discrimination et favoriser un environnement de travail respectueux. C’est pourquoi, attachés à la mixité et à la diversité, nous encourageons toutes les candidatures et tous les profils.

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