Assistant(e) d’administration

Organisation internationale de la Francophonie (OIF); Paris; Sur place; EUR 38 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation dynamique recherche un(e) Assistant(e) d’administration pour rejoindre son équipe au sein de la Direction de l’administration et des finances. Ce rôle implique la gestion des déplacements, la coordination des réservations, et le suivi des documents contractuels. Vous serez également responsable de la formation sur les outils métiers et de l'application des directives internes. Si vous êtes rigoureux(se), autonome et capable de travailler dans un environnement interculturel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans des missions enrichissantes et contribuez à un environnement de travail collaboratif.

Qualifications

• Expérience de 3 ans minimum dans des fonctions similaires.
• Maîtrise du logiciel Notilus ou d'un outil similaire.

Responsabilités

• Organiser les déplacements et gérer les réservations.
• Assurer le suivi des documents contractuels et des factures.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi budgétaire

Organisation de voyages

Communication interculturelle

Autonomie

Rigueur

Capacité à travailler sous pression

Formation

Diplôme Bac+3 en gestion administrative

Diplôme Bac+3 en comptabilité/finance

Diplôme Bac+3 en secrétariat de direction

Outils

Notilus

SAP

Suite bureautique Office

SharePoint

Description du poste

Titre du poste : Assistant(e) d’administration

Unité Administrative : Direction de l’administration et des finances (DAF)

Statut et grade : Personnel temporaire / Niveau B, grade à partir de B4-1

Durée de l’engagement : 6 mois

Traitement annuel de base : A partir de 38 045 euros, selon l’expérience

Date limite d’envoi des candidatures : le 27 avril 2025

Au sein de la Direction de l’administration et des finances et sous la supervision de la Coordonnatrice Achats et Marchés publics, l’Assistant(e) d'administration dans l’unité des Achats et marchés publics de l’Organisation sera, en fonction de la répartition des activités entre les membres de l’équipe, chargé(e) de :

• organiser ou appuyer l’organisation des déplacements pris en charge par l’Organisation via l’outil Notilus, et en lien avec l’agence de voyages ;
• gérer les prestations telles que les réservations hôtelières (individuelles et groupées), les locations de véhicules avec ou sans chauffeur ;
• apporter une assistance aux voyageurs (service H24) ;
• répondre aux questions techniques des différentes unités administratives et leur apporter un appui ; contribuer à la diffusion des bonnes pratiques ;
• s’assurer de l’application de la Directive des déplacements professionnels dans le cadre des déplacements dont il ou elle a la charge ; diffuser et sensibiliser en interne sur les règles et procédures en lien avec cette Directive ;
• connaître / se former à l’outil Notilus et participer à son déploiement ;
• assurer le suivi des documents contractuels (contrats, budgets, engagements juridiques) et bons pour paiement ;
• préparer et suivre les ordonnancements relatifs aux engagements signés par les ordonnateurs délégués ;
• effectuer la dématérialisation des factures ;
• procéder à la vérification et à la validation comptable de la dématérialisation des factures, à la codification et à l’enregistrement comptable des factures et au suivi des fournisseurs et des relances ;
• contribuer à la mise en œuvre et au suivi des engagements budgétaires et des engagements juridiques conclus par les unités administratives de l’Organisation ;
• assurer l’intérim des assistants de gestion affectés dans d’autres unités administratives ;
• s’acquitter d’autres tâches qui lui sont assignées, selon les besoins.

Le ou la candidat(e) au poste doit :

• être ressortissant d’un État ou gouvernement membre de l’OIF et disposer d’un permis de travail sur le territoire français en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat temporaire ;
• être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 dans un des domaines suivants : gestion administrative, comptabilité / finance, secrétariat de direction ou assistanat de gestion ;
• avoir une expérience de minimum 3 ans dans des fonctions similaires, de préférence dans une structure internationale ;
• maîtriser le logiciel Notilus ou, à défaut, détenir une expérience sur un outil similaire de gestion des déplacements professionnels ; disposer d’une bonne connaissance de SAP ou d’un ERP similaire ;
• maîtriser la suite bureautique Office ; une connaissance de SharePoint est un plus ;
• avoir une expérience en organisation de voyages professionnels ;
• avoir une expérience en suivi de contrats, suivi budgétaire, codification et saisie des factures ;
• démontrer une capacité à travailler dans des délais courts, d’assurer le suivi de plusieurs dossiers en même temps, en coordination avec les autres membres de l’équipe ;
• être rigoureux, autonome, réactif, être une force de proposition ;
• avoir une excellente capacité à évoluer dans un milieu interculturel ;
• être capable de communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (internes, prestataires, voyageurs…) ;
• être capable d’accompagner et former sur des outils métiers ;
• disposer d’une maîtrise parfaite du français, à l’écrit comme à l’oral.

Le dossier de candidature (lettre de motivation + curriculum vitae) devra être envoyé par courriel électronique à l’adresse suivante : [emailprotected]

En fonction du nombre de candidatures reçues, l’OIF se réserve le droit de clôturer plus tôt la date de dépôt de candidatures.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.