Assistant.e bilingue (H_F) International Arbitration - Dispute Resolution

TN France; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading law firm in Paris seeks a high-level secretary to support partners and associates in their Disputes practice group. The role involves managing client files, billing, and complex scheduling in a dynamic team environment. Candidates should have 3-5 years of experience, excellent English skills, and a proactive attitude.

Qualifications

• 3-5 ans d'expérience dans un cabinet juridique, de conseil ou d'audit.
• Excellente maîtrise de l'anglais exigée.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda complexe et organisation des réunions.
• Préparation et suivi mensuel de la facturation client.
• Ouverture des dossiers clients et suivi des conflits d'intérêt.

Connaissances

Dynamique

Service client

Gestion des délais

Communication

Formation

Bac +2

Outils

Pack Office

Aderant

Intapp

Description du poste

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Client:

Herbert Smith Freehills

Location:

Paris, France

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

col-narrow-right

Job Reference:

b74322aaf966

Job Views:

3

Posted:

13.05.2025

Expiry Date:

27.06.2025

col-wide

Job Description:

About Herbert Smith Freehills

As one of the world’s leading law firms, we advise many of the largest and most ambitious organisations across all major regions of the globe. With over 5,000 people, including 3,100 lawyers and over 2,000 business services professionals, operating from our global network of offices across Asia Pacific, Europe, the Middle East and North America, Herbert Smith Freehills is at the heart of the new global business landscape providing premium quality, full-service legal advice.

We recognise that the success of our business and our clients relies on the skills, knowledge and ideas of all our people. Our environment is one in which high performance is expected, in return, we will provide you with rewards and opportunities tailored to your personal and professional goals.

The Opportunity

MISSION

Vous aurez la charge du secrétariat d'haut niveau auprès de deux associés et des avocats collaborateurs au sein du practice groupe

Au sein d'une équipe d'une trentaine de personnes, vous trouverez une atmosphère de travail positive et dynamique, propice à un développement professionnel et personnel. Associés, avocats et assistant.es travaillent ensemble pour conseiller et accompagner leurs clients dans le domaine contentieux et arbitrage.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Ouverture des dossiers clients, suivi des conflits d'intérêt, préparation de lettres d'engagement en anglais et en français.
• Enregistrement du temps de travail des avocats.
• Préparation et suivi mensuel de la facturation client : vérification des taux, suivi des budgets établis par dossier client en lien avec le collaborateur et l'associé en charge du dossier, finalisation des narratifs/annexes, envoi des factures aux clients, suivi des statuts des factures en cours et suivi du recouvrement en collaboration avec les Chargés Facturation et Recouvrement du département Business Finance.
• Gestion d'agenda complexe : organisation des réunions et déjeuners clients, inscriptions aux conférences et séminaires des membres de l'équipe, coordination des déplacements professionnels des avocats, assistance dans l'organisation des entretiens stagiaires, saisie des absences des avocats dans le système d'information des ressources humaines.
• Rédaction, frappe, relecture, modification et mise en page des documents et courriers juridiques.
• Organisation et préparation des dossiers d'arbitrage (coordination avec service reprographie pour les hearings ; suiv des filings) ; classement électronique, archivage.
• Participation dans l'organisation des conférences et séminaires pour le département Disputes, en étroite collaboration avec le service Marketing & Communication ; mise à jour des contacts dans l'outil CRM.
• Traitement des notes de frais.
• Relations avec de nombreux interlocuteurs internes/externes, notamment avec les bureaux étrangers.

Compétences professionnelles

• Expérience professionnelle entre 3 et 5 ans minimum au sein d'un Cabinet juridique, de conseil ou d'audit.
• Une bonne culture dans un environnement international est nécessaire.
• Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office), connaissances d'Aderant et Intapp seront un plus.
• Excellente maîtrise de l'anglais exigée, avec une bonne capacité rédactionnelle.
• Formation Bac +2 minimum ou équivalent.

Compétences personnelles

• Dynamique et volontaire.
• Sens du service client, réactivité, proactivité, gestion des délais.
• Patient, résistant au stress.
• Personne ayant le sens du détail et de la précision.
• Aisance relationnelle à tous les niveaux, écoute, capacité à communiquer aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.
• Capacité à travailler en autonomie au sein d'une équipe.

Team

Disputes

Working Pattern

Full time

Location

Paris

Contract type

Permanent Contract

Diversity & Inclusion

We are committed to attracting people from all backgrounds and creating a respectful and inclusive culture where everyone thrives. We see this as essential to our success, including our ability to innovate and achieve sustained high performance. This is a key part of our Values—Human, Bold, and Outstanding.