Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité

TN France; Saint-Denis; Sur place; EUR 25 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player is seeking a dedicated Assistant to support the Deputy General Director of Attractiveness in Saint-Denis. This role involves coordinating schedules, organizing meetings, and managing correspondence, ensuring smooth operations within a dynamic administrative environment. The ideal candidate will possess strong organizational skills, proficiency in office tools, and a keen understanding of local government operations. Join a forward-thinking team that values initiative and adaptability, contributing to important projects that enhance community engagement and development.

Qualifications

• Connaissance des collectivités locales et techniques de secrétariat.
• Maîtrise de la suite Office et rédaction de documents administratifs.

Responsabilités

• Assistance à la Directrice générale adjointe et gestion de l’agenda.
• Organisation des réunions et gestion des courriers administratifs.

Connaissances

Connaissance de l’organisation des collectivités locales

Techniques de secrétariat

Communication

Rigueur et organisation

Capacité d’adaptation

Formation

BTS ou Baccalauréat

Outils

Suite Office (Word, Excel, PowerPoint)

Description du poste

Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité, Saint-Denis

Intitulé de l'offre : Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité

Référence de l'offre : P 2024 02 441

Nature du poste : Permanent vacant

Filière : Administrative

Catégorie : BC

Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux

Temps de travail : Temps complet

Date limite de candidature : 14/07/2024

Affectation

Direction : Service / UT :
Lieu de travail : Saint-Denis (Siège)

Environnement Professionnel

Situé à proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un territoire de 430 000 habitants, comprenant les villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Ces villes, fédérées autour d’un projet commun, connaissent des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles telles que l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, emploi).

Finalités / Missions / Activités

Mission / Finalité :

Rattaché.e à la DGA attractivité, l’assistant.e lui apporte une aide permanente et réactive en termes de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités.

Activités principales :

• Assistanat de la Directrice générale adjointe
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion de l’agenda électronique de la DGA, en appréciant et gérant les urgences et en organisant les priorités
• Organisation des réunions (réservation de salles, logistique, etc.) et gestion des commandes associées (plateaux-repas notamment)
• Préparation et centralisation des dossiers pour réunions et rendez-vous
• Rédaction, le cas échéant, des ordres du jour et comptes rendus en concertation avec la DGA
• Gestion du répertoire partagé en lien avec les directeurs
• Classement et archivage des documents (électroniques et papier)
• Organisation des déplacements

Gestion du courrier, rapports, dossiers

• Réception et suivi des courriers, notes, mails : enregistrement, suivi, relances, gestion des retours d’informations
• Prise de notes et rédaction/mise en forme de tous types de courriers et documents
• Contrôle des parapheurs avant signature
• Suivi des instances, anticipation des délais, contrôle des rapports et gestion des modifications
• Suivi du tableau des instances du pôle en lien avec le Secrétariat général

Appui aux missions du pôle Attractivité en lien avec autres pôles

• Suivi de l’agenda évènementiel et actions de la collectivité
• Mise à jour d’un fichier partenaires en lien avec la communication et le marketing territorial
• Appui aux missions de communication

Organisation du Pôle

• Diffusion et circulation de l’information
• Rappel des informations et échéances importantes
• Établissement de procédures pour la continuité du service
• Mise à jour de tableaux de bord et de suivi

Activités occasionnelles :

• Assurer la continuité du service en cas d’absence des assistants des autres pôles

Profil recherché et compétences requises

Savoirs :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales
• Connaissance de l’organisation de l’EPT Plaine Commune
• Solide connaissance des techniques de secrétariat et outils bureautiques
• Connaissances des enjeux et techniques de communication

Savoir-faire :

• Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint
• Élaboration et exploitation de tableaux de bord
• Rédaction d’actes (rapports, délibérations)
• Rédaction de notes de service
• Gestion des relations avec les fournisseurs

Savoir-être :

• Rigueur et organisation
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Grande capacité d’adaptation et esprit d’équipe
• Autonomie, sens de l’initiative, capacité d’anticipation
• Curiosité, ouverture d’esprit, disponibilité, discrétion

Niveau d’étude : BTS ou Baccalauréat

Spécialité : Assistant manager

Expérience souhaitée : Secrétariat de direction