Assistant-e au cabinet du Recteur (H/F)

RECTORAT; Grenoble; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Rectorat de Grenoble recrute un Assistant-e au cabinet du Recteur (H/F) pour assurer le secrétariat, la gestion de la messagerie et le courrier, la rédaction de lettres et le suivi des dossiers. Poste en CDD de 12 mois, 35 heures/semaine, avec salaire mensuel brut de 1 867,02 euros.

Vous contribuerez à l’enregistrement et au suivi des parapheurs, à l’organisation des réunions et à la coordination avec les services et élus. Compétences rédactionnelles et discrétion essentielles.

Qualifications

• Rigueur et discrétion requises dans l’exercice des fonctions.
• Bonnes capacités rédactionnelles et organisation.
• Disponibilité et adaptabilité face aux demandes.

Responsabilités

• Gestion quotidienne de la messagerie et du courrier du cabinet.
• Rédaction et suivi des courriers de réponse à la signature du Recteur.
• Gestion des parapheurs et suivi des documents selon la charte graphique.
• Classement, archivage et suivi des notes et dossiers du cabinet.
• Organisation des réunions et suivi des demandes ministérielles.

Connaissances

Rigueur

Discrétion

Rédaction

Adaptabilité

Disponibilité

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat

Description du poste

Offre n° 213MMXT
Assistant-e au cabinet du Recteur (H/F)

Secrétariat de Monsieur le Recteur- Gestion au quotidien de la messagerie du cabinet et du courrier :o Impression des mails identifiés de la boite ce.recteur le matin et vigilance l'après-midi sur les courriers importants (Ministère, DGESCO, SGRA, préfecture, IH2EF, DSDEN) ;o Constitution de la pochette courrier à destination de Monsieur le Recteur, à partir de la correspondance postale et de la messagerie fonctionnelle ; assurer les diffusions nécessaires vers les services, les conseillers, les inspecteurs ou les directions départementales, gérer les suites à donner ainsi que les demandes de compléments ; faire les relances aux services.- Saisie et suivi des interventions dans le tableau de suivi.- Rédaction et suivi des courriers de réponse à la signature de Monsieur le Recteur, y compris ceux adressés aux élus et aux usagers, sur la base des éléments de fond transmis par les services.- Enregistrent des notes dans le tableau de suivi, accusé de réception et renvoi des notes annotées.- Gestion des parapheurs : contribuer avec le reste des membres du cabinet à l'enregistrement et au suivi des parapheurs ; contrôle du respect formel des documents (charte graphique) ; envoi des courriers du cabinet.- Gestion des appels téléphoniques, notamment externes : Assurer la reception des appels téléphoniques au cabinet en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence.- Classement et archivage : Participer au quotidien au classement des notes et courriers du cabinet, sous forme numérique ou papier ; mettre à jour les différents dossiers du cabinet ; archiver.- Rédaction et suivi des courriers de réponse aux élus et ministère/présidence sur les absences de professeurs.- Gestion des distinctions honorifiqueso Préparer et assurer le suivi des candidatures pour les Palmes Académiques, en lien avec la directrice de cabinet.o Suivre des demandes ministérielles pour les candidatures ONM et LH.Secrétariat du Service de Défense et de Sécurité Académique- Faits établissements : Saisir et analyser quotidiennement les faits établissements, en lien avec le directeur de cabinet adjoint.- Remontées CMVA (cellule ministérielle de veille académique) : Suivre les remontées pour les décès ou faits établissements particulièrement graves.Planification des réunions régulières du directeur de cabinet- Organisation réunions harcèlement et EVS.Autres tâches quotidiennes, périodiques ou exceptionnelles- Constitution et suivi du dossier d'astreinte pour les week-ends.- Réception et suivi des demandes de congés des DASEN.Profil recherché :- Adaptabilité et réactivité face aux demandes et aux changements organisationnels- Rigueur et discrétion- Bonnes capacités rédactionnelles- Bonnes compétences techniques requises pour le secrétariat- Disponibilité- Bonne connaissance de l'institution, de l'organisation et des métiers de l'Éducation nationale, en particulier des services du rectorat- Aisance, professionnalisme et courtoisie dans les relations avec tous les acteurs en lien avec le cabinet de la rectrice, en interne comme en externe- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les services ou les partenaires

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1867.02 Euros

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Secrétariat rédaction Cette formation est indispensable

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités
• Français Cette langue est indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale