Assistant/e Administrative (H/F)

None; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise renommée à Paris recherche un assistant administratif pour gérer les tâches administratives, humaines et financières. Vous serez responsable de l'organisation du bureau, de la gestion des ressources humaines et du suivi des activités comptables. Ce poste requiert une rigueur, une autonomie et de bonnes compétences en communication, tant en français qu'en anglais.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word).
• Excellentes capacités d'organisation et de rigueur.
• Bonne maîtrise du français et de l'anglais.

Responsabilités

• Gestion administrative incluant le tri et l'envoi de courriers.
• Préparation des documents administratifs et suivi des plannings du personnel.
• Suivi financier incluant les clôtures de caisse et gestion des factures.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Proactivité

Communication

Outils

Excel

Word

Description du poste

Sous la supervision du directeur, voici les missions qui pourront vous être confiées.

1. GESTION ADMINISTRATIVE ET ORGANISATIONNELLE :
– Gérer le courrier (réception, tri, envoi) et la boîte mail du restaurant.
– Répondre aux appels téléphoniques entrants et orienter les interlocuteurs.
– Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents (RH, caisses, contrats, etc.).
– Formaliser les besoins en fournitures et petit matériel.
– Organiser les réunions, et rédiger les comptes-rendus si nécessaire.
– Suivre les obligations légales d’affichage en restaurant (planning, droit du travail, sécurité, etc.).

2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
– Préparer les documents administratifs liés à l’embauche : contrats de travail, création de dossier salarié, badge, etc.
– Suivre les titres de séjour et autorisations de travail, alerter en cas de date de péremption.
– Mettre à jour le registre du personnel et assurer la conformité des dossiers salariés.
– Gérer les plannings du personnel : élaboration des plannings hebdomadaires, en lien avec les besoins du service.
– Suivre les absences, congés, arrêts maladie.
– Collecter les éléments variables de paie et transmettre au service paie.
– Suivre les visites médicales, les formations obligatoires (sécurité, hygiène, etc.) et les échéances réglementaires.
– Participer à l’intégration des nouveaux employés et des alternants (accueil, explication des procédures internes).
– Répondre aux questions RH de premier niveau : congés, bulletins de salaire, absences, sanctions, etc.

3. GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABLE :
– Suivre les clôtures de caisse et remonter les écarts ou anomalies à l’équipe de direction.
– Préparer les remises en banque, les justificatifs et les bordereaux de dépôt.
– Gérer les factures fournisseurs : réception, vérification, rapprochement avec bons de livraison, classement et envoi à l’équipe de direction.
– Compter le coffre. Compétences requises :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, messagerie) et capacité à s’adapter à des logiciels internes (planning, RH, caisse).
Excellentes capacités d’organisation, de rigueur et de confidentialité.
Bonne maîtrise du français et de l’anglais.
Aisance relationnelle, sens du service et diplomatie.
Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
Proactivité et autonomie dans la gestion des tâches.