Assistant(e) Administrative & Gestion h/f

Siemens Mobility; Pau; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante cherche un assistant administratif pour rejoindre son équipe dynamique à Pau. Ce rôle essentiel implique la gestion de divers aspects administratifs, de la gestion des contrats à l'accueil des clients. Vous serez un acteur clé dans l'organisation des opérations quotidiennes, en assurant le bon déroulement des activités tout en respectant les normes de sécurité. Si vous êtes méthodique, organisé et avez un bon sens de la communication, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise chaque talent et contribue à des projets d'infrastructure intelligents et durables.

Qualifications

• Formation Bac +2 en gestion ou assistanat, ou expérience équivalente.
• Connaissances en gestion de contrats et relation clientèle.

Responsabilités

• Assister les partenaires dans le suivi administratif et financier des contrats.
• Gérer les équipements de protection et les fournitures techniques.
• Participer à la gestion de l'accueil et des communications internes.

Connaissances

Gestion de contrats

Relation clientèle

Communication

Anglais professionnel

Méthodique et ordonné(e)

Formation

Bac +2 en gestion d’entreprise

Expérience professionnelle équivalente

Outils

Pack Office

Outils de gestion et systèmes d’information

Description du poste

Entrez dans l’univers de Siemens Smart Infrastructure et contribuez au développement d’infrastructures intelligentes et durables qui connectent systèmes d’énergie et bâtiments en combinant mondes réel et digital. Prêts à transformer le quotidien ?

#SMARTBUILDING #EFFICACITEENERGETIQUE #GTB #CVC

Vos missions :

Dans le respect des règles HSE (Hygiène, Sécurité et Environnement), l’assistant/e Administrative & Gestion assiste les partenaires exécution dans leurs missions de suivi administratif, qualité, sécurité et financier des contrats clients (solution et service).

A ce titre:

• Vous participez aux activités opérationnelles du service en autonomie sur tout ou partie d'une activité/mission en étant facilitateur/facilitatrice et acteur/actrice des processus et routines associés (planification, imputations des heures, audits …)
• Vous gérez les équipements de protection individuelle et des vêtements de travail (dotations et renouvellements)
• Vous gérez les matériels et outillages individuels ou communs (dotations et renouvellements), ainsi que les petites fournitures techniques, commandes de fournitures et de consommables pour l’agence de PAU et de Bidart.
• Vous assurez, avec le support du QHSE et sous la responsabilité de manager encadrant, le suivi des habilitations métiers et sécurité
• Vous contribuez à la rédaction des plans de prévention et PPSPS, sous la responsabilité du gestionnaire exécution
• Vous réalisez la gestion administrative des contrats clients (déclaration de sous-traitance, DC4, autorisation d’accès…)
• Vous effectuez la gestion de la sous-traitance, sous la responsabilité du gestionnaire exécution (déclaration de sous-traitance, demande d’agrément, facturation et entrée marchandise au niveau des travaux et des contrats en cours)
• Vous rédigez et envoyez des courriers suite à réclamation client ou autres.
• Vous participez à la gestion du standard téléphonique, à l’accueil physique, à la gestion du courrier et à la relation avec La Poste.
• Vous participez à la gestion de l'agenda des salles de réunion, l’organisation logistique des événements de l'agence, vous tenez à jour les différents tableaux d’affichages des divers documents publics.
• Vous gérez la collecte et le traitement des déchets de l’agence (supervision des demandes de roulement des bacs (enlèvement et dépôt).
• Vous participez à la gestion de la réception des colis et des demandes d’enlèvement
• Vous suivez les congés du personnel.
• Vous suivez les visites médicales de l’ensemble du personnel.
• Vous participez à la gestion des entrées et sorties de personnel.

Ce poste en CDI est à pourvoir dès que possible et sera rattaché à l’agence de Pau.

Vos atouts pour réussir:

• Formation de niveau Bac +2 gestion d’entreprise/assistanat des équipes/ administration de ventes ou expérience professionnelle équivalente
• Connaissances générales en gestion de contrats
• Connaissances générales en relation clientèle ou fournisseurs
• Maîtrise des outils bureautiques: vous maîtrisez le Pack Office, notamment Excel (savoir utiliser les formules et les fonctions de base)
• Maîtrise des outils de gestion et de systèmes d’information: vous êtes à l'aise avec les outils informatiques de gestion.
• Anglais professionnel
• Volontaire, méthodique et ordonné(e), votre capacité à communiquer et votre sens de l'écoute sont des atouts pour votre réussite.

Rejoignez-nous!

Siemens reconnait et recrute tous les talents.