Assistant(e) Administrative et technique de centres commerciaux (H / F)

L'assistant(e) administrative et technique de centre est rattachée à la Directrice du centre commercial Cormontreuil.

Ce poste est proposé en temps partiel à 29H.

Responsabilités

• Participe à l’élaboration de la reddition des comptes du budget de charges et du Fond marketing en collaboration avec le Directeur de centre.
• Assure la saisie des contrats, bons de commande et factures dans SAP et effectue les pointages des données avec les services de gestion immobilière du Siège Social trimestriellement.
• Facturation de prestations exceptionnelles aux commerçants et suivi des règlements.

Tâches administratives relatives à la mission de Gestion immobilière

• Préparer, rédiger et envoyer les convocations aux AG, Conseils Syndicaux.
• Assurer le suivi des plannings d’Assemblées générales, de Conseils Syndicaux.

Gestion des sinistres

• Déclare à l’assurance les sinistres en assurant la saisie et la transmission des données.
• Etablissement des constats.
• Gestion du courrier entrant (enregistrement et diffusion) et sortant (distribution, affranchissement).
• Gestion des fournitures et consommables du service.
• Gestion des déplacements et des notes de frais.
• Classement, constitution de dossiers, gestion des archives notamment avec la GED.
• Suivi des dossiers divers : demande des dossiers d’ouverture du dimanche des enseignes.
• Prépare et diffuse les notes d’informations du centre aux commerçants et tous courriers relatifs à l’activité du centre.

Technique et Sécurité

• Gestion des laissez-passer : brief des entreprises, enregistrement des demandes, vérification et diffusion au Poste Principal de Sécurité après validation de la Direction.
• Gestion des N100 : envoi aux assurances et classement.
• Gestion des documents administratifs tels que « rapports bureau de contrôle », « Avis de la Commission de Sécurité », distribution aux commerçants concernés, classement.

La représentativité de la Direction du Centre

• Assure l’accueil de la direction de centre.
• Prépare le livret d’accueil et s’assure de la bonne diffusion auprès des commerçants.

Cette liste de mission est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.

Qualifications

Diplômé d’un bac +2 minimum en comptabilité ou gestion, vous justifiez d’une première expérience, si possible dans l'univers des centres commerciaux.

Vous êtes rigoureux et organisé(e).

Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques.