Assistant.e administratif.ve scolarite gestionnaire du master PSL ingenierie de la santé (F / H)

ESPCI Paris - PSL; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'ESPCI Paris - PSL recherche un candidat pour un poste administratif au sein de la Direction des études. Le rôle comprend la gestion logistique de l’enseignement du master, la coordination des candidatures et l'interaction avec divers acteurs académiques. Le candidat idéal doit avoir une excellente maîtrise de l'anglais et des compétences en administratif.

Qualifications

• Compétences en maîtrise de l’anglais niveau B2/C1.
• Polyvalence sur diverses fonctions administratives.
• Capacité d’adaptation et bonnes qualités relationnelles

Responsabilités

• Gestion des candidatures et inscriptions des étudiants.
• Gestion logistique des cours et examens.
• Préparation des documents administratifs pour le master.

Connaissances

Maîtrise de l’anglais

Utilisation des outils informatiques

Polyvalence administrative

Capacité d’adaptation

Esprit d’analyse

Travail en équipe

Description du poste

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d'ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300 / 400). Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d'excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche.

Activités principales

Elle / il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis / CIRIL). Elle / il interagira fréquemment avec le / la directeur.trice de la mention ingénierie de la santé et avec les responsables des parcours du master.

o Gestion administrative et logistique à l’enseignement du master

• Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)
• Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants et vacataires
• Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, validation des vacations)
• Traitement des dépenses de fonctionnement (réception des factures, suivi du bilan)
• Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps)

o Gestion administrative et logistique à la scolarité des étudiants du master.

• Gestion des candidatures et échanges d’information auprès des candidats
• Gestion des inscriptions et suivi des bourses d’études (Eiffel, Erasmus, PG, …)
• Assistance administrative pour les étudiants étrangers
• Saisie et gestion des procès-verbaux, bulletins de notes, attestations de scolarité, diplômes
• Traitement des demandes administratives (réception et rédaction des documents administratifs)
• Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d’échange …)
• Gestion du suivi d’insertion professionnel des étudiants

o Gestion administrative et logistique de la coordination du master

• Préparation et saisie des compte-rendu de réunions / conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement)
• Préparation et organisation des évènements (rentrée, hackaton, remise des diplômes, …)
• Collecte, tri et présentation des données statistiques annuelles de la promotion
• Collecte et présentation des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation du master
• Gestion de l’édition des supports de communication pour la promotion du master (site web, posters, plaquettes…)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Compétences (savoir-faire) :

Maîtrise de l’anglais écrit et oral niveau B2 / C1

Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)

Appétence pour les chiffres

Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :

Capacité d’adaptation et d’organisation

Esprit d’analyse et de synthèse

Très bonnes qualités relationnelles

Travail en équipe

Catégorie : C

Filière : Administrative

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : recrutement arobase espci.fr en indiquant leur statut (Titulaire ou Non titulaire) ainsi que leur corps et grade (uniquement pour les titulaires)

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Le poste est à pourvoir dès que possible.

Pour toute information complémentaire :

Concernant la procédure de recrutement et l’environnement professionnel, vous pouvez contacter Mme Ouassila Soum-El Messaoudi, Directrice des Ressources Humaines, à l'adresse suivante : ouassila.soum arobase espci.fr

Pour toute question relative à la nature du poste ainsi qu’aux missions d’enseignement et de recherche, veuillez vous adresser à Laurent Corté, Directeur du Master PSL Science & Technology for Health, à l'adresse suivante : laurent.corte arobase espci.fr

Métro ligne 7 (Place Monge / Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches

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