Assistant(e) administratif(ve) – Pôle maladies infectieuses

Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM); Marseille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier de renom recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) à Marseille. Le candidat idéal devra gérer le secrétariat, organiser des réunions et communiquer efficacement avec les interlocuteurs internes et externes. Ce poste requiert un baccalauréat et une formation en gestion administrative. Des compétences en outils bureautiques et une expérience antérieure en milieu administratif sont fortement appréciées. Le poste est à temps complet avec divers avantages attractifs.

Prestations

CE / CGOS attractif

Accès à des places en crèches

Forfait mobilité durable

Accès aux restaurants du personnel à tarif avantageux

Qualifications

• Baccalauréat général ou technologique requis.
• BTS ou diplôme équivalent en gestion administrative souhaité.
• Expérience antérieure en milieu administratif appréciée.

Responsabilités

• Gestion et coordination du secrétariat administratif.
• Préparation et diffusion de documents administratifs.
• Organisation des réunions et logistique associée.

Connaissances

Organisation

Communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion du temps

Travail en équipe

Formation

Baccalauréat général ou technologique

BTS Assistant de manager

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Vous aimez le contact humain, la rigueur et le travail en équipe ?

Rejoignez le pôle de maladies infectieuses de l'AP-HM, au sein de l'IHU Méditerranée Infection.

Un environnement unique, alliant soin, recherche, enseignement et innovation

Nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ve)

Le pôle de maladies infectieuses regroupe, sur un site unique au sein du groupe hospitalier de la Timone, l'ensemble des activités dédiées à la prise en soin, à la prévention et à la recherche en infectiologie.

S'appuyant sur l'expertise de plus de 300 professionnels, il uvre chaque jour au service des patients, de l'innovation médicale et de la santé publique.

Le pôle assure une prise en soin globale des pathologies infectieuses, du diagnostic à la prévention. Il comprend un service de consultations, un hôpital de jour dédié aux infections et au VIH, ainsi que 3 unités d'hospitalisation (75 lits), dont une unité post-urgences et une dotée de lits à haut niveau de confinement (NSB3).

Il intègre également un centre de médecine des voyages et de vaccinations internationales.

Le versant biologique est assuré par le Laboratoire des Agents Infectieux (LAI), rattaché au Laboratoire de Biologie Médicale (LBM), garantissant un diagnostic microbiologique de pointe et une surveillance épidémiologique renforcée.

L'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)

Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.

Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé.

L'AP-HM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran.

Vos missions principales

Vous assurez un accueil professionnel des interlocuteurs internes et externes (en français et en anglais).

Vous assurez la gestion et la coordination du secrétariat administratif, en veillant à la fluidité des échanges et à la qualité des informations, dans le respect des procédures et de la confidentialité.

Vous contribuez à la gestion logistique : planification des réunions, suivi des agendas, déplacements professionnels, gestion des salles et diffusion des comptes rendus.

Vous organisez et participez à des réunions en assurant la mise en route des visioconférences, la préparation et diffusion des supports (diaporama), et la rédaction structurée des comptes rendus.

Vous réalisez la saisie, la mise en forme et la diffusion de documents administratifs, avec rigueur et maîtrise rédactionnelle.

Enfin, vous contribuez à la formation et à l'accompagnement des nouvelles assistantes et stagiaires au sein du service.

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat général ou technologique, complété par un BTS Assistant de manager, un diplôme équivalent en gestion administrative ou une formation en secrétariat.

Une expérience dans un environnement administratif, idéalement hospitalier ou de santé publique, est souhaitée.

La maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, constitue un atout apprécié.

Vos compétences

Vous savez :

Organiser et prioriser vos tâches pour assurer une gestion efficace des activités du service.

Accueillir, informer et orienter les usagers et partenaires avec clarté, tact et professionnalisme.

Saisir et mettre en forme des documents administratifs avec rapidité, précision et orthographe soignée.

Utiliser avec aisance les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels métiers spécifiques.

Gérer la dématérialisation et l'archivage numérique des dossiers administratifs.

Communiquer efficacement, reformuler une demande et garantir la bonne compréhension des informations.

Identifier les priorités et gérer sereinement les situations urgentes ou complexes.

Travailler en équipe, tout en faisant preuve d'autonomie et d'un sens aigu du service public.

Ce que nous vous proposons

Statut : Adjoint administratif ou équivalent (si contractuel)

Poste à temps complet : 35h par semaine - 7h00 / jour, du lundi au vendredi

Amplitude horaire : 8h00-18h00

28 jours de congés annuels par an

Vos avantages

Un CE / CGOS attractif

Une facilité d'accès à des places en crèches

Un dispositif d'aide au logement

Pour vos déplacements : un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75 % (dans la limite du plafond fixé par la loi)

L'accès aux restaurants du personnel des différents sites à un tarif avantageux

• ...

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Pour postuler

Transmettre vos CV et lettre de motivation par email à Laure GAMBARELLI, Cadre administratif du pôle de maladies infectieuses : [e-mail]