Assistant(e) Administratif(ve) H/F, (Nancy) - CDI

Akéa Énergies; Maxéville; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans l'assistance à maîtrise d'ouvrage recherche un gestionnaire administratif pour assurer le contrôle de la facturation et la gestion documentaire. Le candidat idéal aura une formation en gestion administrative et une expérience similaire, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste est essentiel pour garantir l'organisation et la fluidité des processus administratifs au sein de l'équipe.

Qualifications

• Formation en gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience souhaitée en contrôle de facturation ou administratif polyvalent.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

Responsabilités

• Vérifier la conformité des factures des entreprises d’exploitation.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.
• Rédiger des courriers et supports administratifs.
• Accueillir clients, partenaires et fournisseurs.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Communication écrite

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Formation en gestion administrative, secrétariat, comptabilité

Outils

Word

Excel

Chorus

Description du poste

Qui sommes-nous ?

ATFE Ingénierie rejoint le groupe Akéa Énergies en 2024, consolidant l’implantation nationale du groupe et complétant les expertises des deux bureaux d’études. Composé d’une douzaine de collaborateurs, ATFE déploie des missions d'assistance à maîtrise d'ouvrage, de suivi de contrats d'exploitation et de maîtrise d'œuvre fluides auprès des acteurs publics et privés.

Quelles seront vos missions ?

1. Contrôle de facturation

• Vérifier la conformité des factures d’entreprises d’exploitation de génie climatique (montants, conditions, pièces justificatives, …).
• Relancer les éléments manquants auprès des entreprises d’exploitation.
• Suivi des relances.

2. Gestion administrative

• Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des documents.
• Mettre à jour les tableaux de suivi.
• Préparer et organiser les dossiers administratifs.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.

3. Rédactionnel et communication

• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
• Préparer des supports (rapports, présentations, …).
• Participer à la mise à jour des procédures internes et à la rédaction de modes opératoires.

4. Tâches administratives diverses

• Accueil téléphonique et physique (clients, partenaires, fournisseurs).
• Gestion des fournitures de bureau.
• Organisation de réunions et prise de rendez-vous.

Et vous, qui êtes-vous ?

• Formation en gestion administrative, secrétariat, comptabilité ou équivalent.
• Expérience souhaitée sur un poste similaire (contrôle de facturation, administratif polyvalent).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Chorus …) et aisance avec les logiciels métiers.
• Excellente expression écrite et orale en français.
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à prioriser.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Le processus de recrutement ?

• Qualification téléphonique
• Entretien Manager
• Entretien RH et Direction (si nécessaire)