ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE H / F

Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c’est rejoindre une association engagée et en mouvement. Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l’autisme, de l’addictions, de l’asile et de l’intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l’emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d’accompagner chaque situation. Le Groupe SOS Solidarités est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe. Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires. Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l’accès de toutes et tous à l’essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux. Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

La Direction Territoriale IDF Sud de Groupe SOS Solidarités recrute un.e assistant.e administratif.ve dans le cadre de l’ouverture en septembre d’un nouveau Centre d’Hébergement d’Urgence situé dans le 10° arrondissement de Paris. Organisé en collectif, sur un bâti entièrement rénové proposant 19 logements individuels, des espaces collectifs et des espaces de bureaux, ce centre est destiné à l’accueil d’un public mixte : familles (sur des compositions de 3 à 7) et personnes en situation de grande précarité (6 places). Cette mixité s’inscrit dans la volonté de Groupe SOS Solidarités de répondre aux besoins du territoire tout en soutenant l’inclusion de toutes et tous, dans le strict respect du principe d’inconditionnalité d’accueil.

Accueil et suivi administratif

• Suivi des e-mails ;
• Réception et traitement du courrier reçu ;
• Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la Direction ;
• Suivi et mise à jour des outils de reporting ;
• Participation à l'élaboration des rapports d'activité ;
• Classement des dossiers, archivage et gestion des archives ;
• Commande et recharge des cartes déjeuner pour les salariés ;
• Commande des chèques service pour les résident.e.s ;
• Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks ;
• Assurer les réceptions des commandes.

Gestion des ressources humaines

• Tenue du tableau d'affichage employeur ;
• Tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, feuilles de récapitulation des horaires, attestation formation…) et du registre du personnel (salariés, intérimaires) ;
• Rédaction de tous les contrats de travail (CDD et CDI) sauf pour les salariés cadres ;
• Lien avec le service paie ;
• Saisie dans le logiciel RH des entrées et sorties du personnel ainsi que toute information à modifier ;
• Participation aux réunions d'équipes ;
• Participation à la rédaction du bilan social ;
• Transmission des variables de paie ;
• Déclaration des accidents du travail ;
• Suivi et prise de rendez-vous des visites médicales.

Gestion comptable

• Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le chef de service pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer ;
• Encaissement des participations des personnes accompagnées, tenue du tableau récapitulatif ;
• Suivi des factures à payer ;
• Copie et classement des documents comptables ;
• Transmission des documents comptables au service comptabilité.

Liste non exhaustive. Vous avez la volonté de travailler dans le secteur de l'insertion auprès de personnes en situation de précarité et avez une ou des expérience(s) que vous pensez utiles sur un tel projet. Vous avez une réelle aisance rédactionnelle et êtes reconnu(e) pour vos qualités d’écoute. Vous êtes force de proposition, autonome, rigoureux.se, organisé.e et polyvalent.e. Une bonne maîtrise de Word et d’Excel est indispensable pour la réalisation des missions.