Assistant(e) administratif(ve) H/F

Groupe intégré des métiers de l'événement, le Groupe GL events se développe sur trois grands segments :

• l'organisation d'événements (GL events Exhibitions),
• la gestion d'espaces événementiels (GL events Venues),
• la production et mise à disposition de services pour les salons, congrès et événements (GL events Live).

GL events s'appuie sur des valeurs clés telles que l'autonomie et le sens des responsabilités pour mener le développement de ses activités (1,4 milliard d’€ de chiffre d’affaires en 2023) à l’aide de ses 4 700 collaborateurs présents dans plus de 90 pays dans le monde.

Vous aimez la polyvalence au quotidien ? La gestion administrative ne vous fait pas peur ? Alors rejoignez notre équipe en tant qu’ Assistant(e) administratif(ve) !

Notre société de signalétique, SIGN EXPO, présente au sein du pôle Live et basée à Brignais, recherche son / sa futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour notre atelier de signalétique composé d'une quinzaine de collaborateurs. Vous serez amené(e) à contribuer à la réussite nos dossiers signalétiques en gérant la partie administrative ainsi que la gestion quotidienne de l’atelier.

Vos missions seront (liste non exhaustive) :

Participer au suivi des dossiers commerciaux signalétiques :

• Assurer le montage administratif des dossiers d’appels d’offres
• Récupérer les bons à tirer (BAT) auprès de l’atelier
• Etablir les bons de commande, devis, factures
• S’assurer de la conformité administrative des sous-traitants (convention, attestation URSSAF, …)
• Créer les affaires, comptes clients, comptes fournisseurs sur nos outils dédiés
• Suivre les règlements et assurer les relances éventuelles
• Mettre à jour les fichiers de reporting (suivi de l’activité et du chiffre d’affaires, imputation sur affaires, analyser les coûts, …)
• Etablir le cut-off mensuel

Assurer la gestion quotidienne de l’atelier :

• Saisir les présences des collaborateurs de l’atelier dans l’outil de gestion des temps
• Saisir les notes de frais de certains collaborateurs de l’atelier
• Gérer les commandes de fournitures de l’atelier et de papeterie
• Suivre et gérer la flotte de véhicules du site de Brignais, avoir un rôle de référent (commande, mise à disposition, restitution, remise en état, sinistres, assurance, cartes carburant / péage…)
• Assurer l’interface avec les autres services (comptabilité, ressources humaines, …)

Assister le responsable de service :

• Organiser des réunions
• Répondre aux collaborateurs de l’agence sur leurs besoins quotidiens

Vous pensez que ce poste est fait pour vous ?

• Si vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et faites preuve d’adaptabilité
• Si vous êtes doté(e) d'une aisance relationnelle, motivé(e) et êtes force de proposition

Lieu de travail : Brignais (69)

Autres informations :

• 39h par semaine + RTT
• Rémunération sur 12 mois
• Autres avantages : tickets restaurants de 9.80€, prime de participation, prime vacances, mutuelle familiale, plateforme avantages salariés

Votre différence est notre richesse. Nous nous engageons en tant qu'entreprise inclusive, quel que soit votre profil, nous examinerons votre candidature avec équité.