Assistant.e administratif.ve, financier.ère et des ressources humaines

L’assistant.e administratif.ve, financier.ère et des ressources humaines travaillera sous la responsabilité directe de la directrice et en étroite relation avec l’équipe du GEPOG.

Il.elle rendra régulièrement compte de ses activités à la trésorière et au président.

Description des missions

Gestion financière et administrative des projets et de la structure

• Procéder à la gestion comptable et administrative des projets : codification et saisie des factures, rapprochements bancaires, remises de chèques, comptabilité analytique, gestion comptable du bénévolat, suivi de la caisse, révision et lettrage des comptes, relance des factures clients et fournisseurs, préparation du dossier pour les expert-comptable et commissaire aux comptes, etc.…
• Être garante de la mise en œuvre des procédures financières et, dans la mesure du possible, être force de proposition sur leur amélioration.
• Réaliser la budgétisation annuelle et en assurer le suivi en lien avec la directrice, les responsables et les chargés de projets.
• Réaliser les travaux de clôture des comptes.
• Travailler en lien étroit avec les chargés de projets lors du montage financier de nouveaux projets puis lors de leurs mises en œuvre et de leurs suivis (en particulier pour les projets européens FEDER et LIFE).
• Faire le suivi des conventions financières.
• Faire le suivi des prestations réalisées pour des tiers.
• Réaliser le suivi mensuel des frais kilométriques.
• Gérer les notes de frais.
• Assurer le suivi de la trésorerie, le lien avec la banque en cas de nécessité.

Gestion des ressources humaines

• Transmettre mensuellement les éléments de paie au cabinet en charge de la gestion sociale.
• Vérifier les fiches de paie et transmission aux salariés.
• Suivre les congés et autres absences.
• Déclarer les arrêts maladie.
• Ouvrir les nouveaux dossiers de mutuelles.
• Être en lien avec la médecine du travail.
• Rédiger les contrats de travail et les avenants.
• Déclarer les ruptures conventionnelles.
• Gérer le plan de formation et les demandes de formation.
• Assurer une veille réglementaire sur l’actualité RH.

Gestion administrative de la structure

• Assurer le standard téléphonique.
• Réceptionner et traiter le courrier.
• Participer à l'organisation et à l'archivage des documents de l’association et notamment assurer l’archivage des pièces comptables.
• Assurer le suivi des contrats des biens mobiliers et immobiliers.
• Gérer le fonctionnement courant de la structure et les contrats de prestation.
• Gérer les contrats d’assurance.

Contribution à la vie associative

• Assurer les déclarations annuelles obligatoires en préfecture.
• Assurer la publication annuelle des comptes.
• Assurer la déclaration annuelle des reçus fiscaux émis.
• Gérer, en lien avec les bénévoles, les démarches d’abandon de frais et renseigner les formulaires correspondants.
• Contribuer à la gestion des adhésions.
• Contribuer à la gestion de la boîte mail de l’association.
• Participer à la vie de l’association : être actrice de l’association, être force de proposition, participer aux échanges.
• Participer aux réunions de programmation.
• Venir en appui aux autres salariés du GEPOG sur des missions ponctuelles.

Gestion comptable de Guyane Nature Environnement (GNE) : codification et saisie des factures, rapprochements bancaires, remises de chèques, comptabilité analytique, préparation du dossier pour l’expert-comptable, suivi des subventions en lien avec l’équipe de GNE.

D’autres activités ponctuelles pourront être demandées par le conseil d’administration et / ou la direction dans le respect des objectifs statutaires de l’association.

Profil recherché

• Connaissances générales en comptabilité, en gestion administrative et financière.
• Connaissance du fonctionnement associatif.

Savoir-faire

• Maîtriser le Pack Office.
• Maîtriser un logiciel de comptabilité (idéalement EBP).
• Capacités rédactionnelles et relationnelles.

Savoir-être

• Être organisé.e.
• Être rigoureux.se.
• Être à l’écoute et bienveillant.e.
• Être autonome.
• Savoir prioriser les tâches.

Diplômes et autres

• Diplôme bac +2 dans les métiers de la comptabilité, du contrôle de gestion, de la gestion administrative et financière ou expérience professionnelle similaire.

Informations complémentaires

Conditions de travail

• Poste à temps plein (35 heures par semaine) - 6 semaines de congés.
• Complémentaire santé prise en charge à 50% par le GEPOG.
• Rémunération selon la convention collective ECLAT (métiers de l'Education, de la Culture, des Loisirs et de l'Animation agissant pour l'utilité sociale et environnementale, au service des Territoires) au groupe D, indice 330.