Assistant/e Administratif/ve F/H

Assistant/e Administratif/ve F/H, Marseille

Marseille, France

Description de l'entreprise

Le monde de l’hôtellerie vous intéresse ?

Rejoignez l’équipe Garden & City

Garden & City en quelques mots ?

Nous sommes une société familiale implantée à Marseille. Garden & City, ce sont onze résidences hôtelières, construites autour d’un modèle simple : proposer des hébergements avec des services hôteliers.

Nous sommes animés par des valeurs fortes – polyvalence, adaptabilité, esprit d’entreprendre, famille – que nous nous efforçons d’incarner au quotidien. Nous tenons à nous définir comme une entreprise à taille humaine, favorisant un rapport de proximité avec sa clientèle. Ceci est la recette de notre succès depuis 50 ans.

Chaque poste est essentiel à la réussite de l’établissement et à la satisfaction de nos clients. Plus que des collègues, vous formez une véritable équipe !

Sous l’autorité de la Direction Générale, vous aurez notamment pour missions :

Accueil, gestion du courrier et communication

- Gérer les appels, courriers et mails et préparer les réponses attendues en fonction des besoins de la Direction

- Assurer une liaison / communication avec les différents services internes

- S’assurer d’une bonne communication externe avec différents interlocuteurs

- Faire le lien sur différents projets entre la Direction Générale et les autres interlocuteurs

Support à la Direction Générale

- Assurer la gestion de l’agenda de la Direction

- Effectuer la prise de rendez-vous pour le compte de la Direction

- Gérer les déplacements des dirigeants (agenda, réservation de billets de train / avion, gestion des repas, des hôtels)

- Effectuer le suivi administratif des déplacements (gestion des paiements, des remboursements, annulations, reports)

Organisation et suivi des réunions et des évènements

- Organiser des réunions selon les directives transmises

- Préparer les réunions pour le compte de la Direction (rédaction de supports, de présentations, préparation des salles de réunion, accueil des participants, envoi des invitations virtuelles avec liens de connexion)

- Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus nécessaires

- Organiser et cordonner la préparation de différents évènements, réunions, séminaires

Gestion administrative et comptable

- Rédaction et mise en forme de divers documents administratifs

- Saisir et mettre à jour des bases de données utilisées au sein du groupe

- Effectuer des demandes de devis (comparaison de prix, négociation)

- Effectuer des commandes en lien avec nos fournisseurs externes

- Contrôler les factures et faire le lien avec le service comptabilité

- Contrôler les notes de frais pour le compte de la Direction et transmettre à la comptabilité

- Rassembler et transmettre toute information pouvant servir d’améliorations

- Prendre en charge les demandes spécifiques et exceptionnelles de la Direction

Vos avantages en rejoignant l’équipe Garden & City :

- Horaires selon planning

- Mutuelle d'entreprise

- Formation interne

- Une équipe soudée et dynamique

- Tarifs préférentiels dans toutes les résidences du groupe

- Qualités relationnelles et rédactionnelles

- Maîtrise de l’outil informatique

- Rigueur, organisation, anticipation

- Discrétion et sens des responsabilités

- Sens des priorités

- Polyvalence et réactivité