Assistant(e) administratif(ve) (F/H)

TN France; Limoges; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe. Ce poste clé implique la gestion des tâches administratives et financières, garantissant le bon fonctionnement des services. Vous serez responsable de l'accueil, de la préparation de dossiers, et de la gestion des dépenses. Avec un environnement de travail collaboratif, ce rôle offre des opportunités de développement professionnel. Profitez d'un emploi à temps complet avec des avantages tels que des jours de congé généreux, la possibilité de télétravail, et des titres restaurant. Rejoignez une équipe engagée dans la diversité et l'inclusion.

Prestations

35 jours de congés

16 jours de RTT

Télétravail possible

Titres restaurant

Participation aux abonnements de transport

Forfait mobilité durable

Formations

Qualifications

• Connaissance des techniques de secrétariat et des procédures administratives.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Effectuer la gestion administrative et comptable de l’antenne.
• Préparer et vérifier divers documents sortants.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Procédures administratives

Comptabilité publique

Outils bureautiques

Rigueur et organisation

Travail en équipe

Outils

Horoquartz

Description du poste

Département de Haute-Vienne

La collectivité et la direction d'accueil

Le Département de la Haute-Vienne

Avec près de 2000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture, offrant ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et de mobilité.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique de recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

La Maison du Département Ouest, dont le siège est à Saint-Mathieu, gère plus de 1200 km de voirie départementale. Elle est organisée en 3 antennes techniques (Nexon, Saint-Laurent-sur-Gorre, Oradour-sur-Vayres), chacune comprenant 2 centres d’exploitation, dont un situé au siège de l’antenne.

La MDD siège compte 9 agents, avec un bureau d’études routes, une cellule bâtiment, une cellule administrative et 2 encadrants. Chaque antenne comprend un responsable, 3 chefs d’équipes (1 par centre d’exploitation), 1 assistante, et une vingtaine d’agents répartis sur les centres d’exploitation.

Placé(e) sous l’autorité du Responsable de la cellule administrative et financière, vous assurez la gestion courante des tâches administratives et financières.

Activités du poste

Vous devrez :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Préparer des dossiers et assurer leur classement,
• Engager les dépenses et vérifier « le service fait »,
• Effectuer la gestion administrative et comptable de l’antenne,
• Gérer le courrier,
• Préparer et/ou vérifier divers documents sortants (rapports, notes, arrêtés, courriers, …),
• Participer à la logistique (commande de fournitures, habillement…),
• Suivre les plannings de l’antenne (congés, formations, événements particuliers, déplacements),
• Suivre les frais de déplacement et les heures supplémentaires,
• Vérifier la saisie de l’activité de l’équipe dans le logiciel métier,
• Effectuer le suivi administratif des avis sur autorisations d’urbanisme, permissions de voirie, manifestations sportives, etc.

Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené(e) à :

• Assurer la continuité des activités comptables et secrétariats sur l’ensemble des services administratifs de la MDD,
• Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers (Horoquartz, …),
• Être le correspondant archives,
• Être le relais RGPD.

Dans le cas d’une MDD mutualisée, vous pourrez être amené(e) à assurer l’accueil de la MDD sociale, en suppléance du secrétariat social.

Compétences et qualités requises

Savoirs :

Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l’institution départementale.

Connaissance des procédures budgétaires, des règles de la comptabilité publique et de la commande publique.

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques.

Savoir-faire :

Maîtrise parfaite des outils bureautiques et des logiciels métiers, qualités d’organisation, de rigueur et d’adaptation.

Sens du travail en équipe et en transversalité, rigueur dans le suivi des dossiers.

Respect des procédures validées par l’institution.

Savoir-être :

Qualités d’écoute et de discrétion, qualités relationnelles, rigueur et autonomie, disponibilité et réactivité face aux demandes de travail en urgence, loyauté institutionnelle.

Conditions d’exercice/Avantages :

Poste à temps complet 39h30/semaine, 35 jours de congés + 16 jours de RTT par an, télétravail possible, expérimentation prévue de la semaine en 4 jours.

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur, action sociale et comité des œuvres sociales, participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable, politique RH active (formations, qualité de vie au travail…).